CATEDRA DE COMUNICACIONES IA – FAUD – UNC – J. Rivera Garat – Prof. Titular
Documento: Cómo usar el correo electrónico
Cómo usar el correo electrónico Eugenio Siccardi- correo electrónico
Pautas de comportamiento para una comunicación electrónica grata y productiva
Para contactar al autor
descargarse en forma gratuita de http://www.rompecadenas.com.ar/guiacorreo.htm -
© 2002 - Eugenio Siccardi 1ª edición - Julio 2002 ISBN 987-43-4880-1
Índice
Presentación
Introducción Cómo usar el correo electrónico
Netiquette (la etiqueta de la red). Algunas reglas para el buen comportamiento en Internet.
Reenviar mensaje. Seguramente sabes cómo hacer esto. Pero no te lo saltees. Esta opción es en gran
medida la culpable de la falta de privacidad de las direcciones de mail.
Responder al autor-Cómo responder correctamente un mensaje.
Responder a todos
Enviar mensaje a un grupo-Cómo enviar un mensaje a un grupo de destinatarios sin revelar sus
direcciones.
Envío de archivos adjuntos-No te voy a enseñar cómo adjuntar un archivo sino por qué NO adjuntarlo.
Mensajes en formatos HTML-Bonitos pero conflictivos.
Configuración de nuestra cuenta de correo-Si no queremos perder ningún mensaje es imprescindible
configurar correctamente nuestra cuenta de correo electrónico.
Firma automática. Backup: hacer un backup de nuestra libreta de direcciones y de los mensajes
importantes.
¿Por qué no llegan los mails que mando? Cómo NO usar el correo electrónico: abusos cometidos con el
Hoaxes
Spam
Virus Información complementaria
Distribución de este e-book
Presentación
El correo electrónico acerca a las personas, ayuda a encontrar familiares y amigos alrededor del mundo, es
más barato que el teléfono o el correo postal, es una excelente herramienta comercial.
Pero también puede causarnos muchos problemas: .. Podemos vernos bombardeados por publicidad no
solicitada (spam);.. Vernos engañados con falsas cadenas de solidaridad o métodos para hacernos millonarios
(hoaxes);.. Recibir virus que afecten nuestra computadora.
Además, pueden sucedernos muchas otras cosas: que nos envíen archivos muy grandes y no podamos
descargarlos, que recibamos o enviemos mensajes que no se entiendan, que perdamos nuestra libreta de
direcciones, y muchos otros detalles que pueden hacer que una herramienta tan eficaz como el correo
electrónico se convierta en una molestia.
¿Para qué puede servirte esta información? Para no tener problemas con tus mails, para que los destinatarios
de tus mensajes puedan comprender claramente lo que querés transmitirles, para proteger tu cuenta de correo
(y tu privacidad) en todo lo que dependa de vos, para proteger la información almacenada en tu computadora.
Para utilizar el mail es necesario, además de saber manejar el programa, aprender algunas otras cosas.
Encontrarás algunas pautas que ayudarán a que tu comunicación electrónica sea una experiencia grata y
productiva.
Introducción
Este libro contiene algunos principios que te ayudarán a utilizar eficazmente el correo electrónico. No es un
manual de uso de ningún programa de correo, aunque a veces nos referiremos a alguno en particular.*
Es más bien una guía de comportamiento para la comunicación electrónica. Está dirigido a aquellas personas
que ya poseen los conocimientos básicos sobre la utilización de su programa de correo electrónico, es decir,
saben cómo enviar y recibir mails, qué es un archivo adjunto, etc., pero se encuentran con algunos problemas
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en el manejo cotidiano de su correspondencia electrónica.
Algunas de las reglas aquí mencionadas pueden ser aplicadas a los distintos servicios de Internet (chat, listas
de discusión, etc.) pero nos centraremos especialmente en el correo electrónico por ser el más difundido.
El libro se compone básicamente de 2 secciones:
Cómo usar el correo electrónico. Nos referiremos aquí a todas las cuestiones que hacen que un mensaje de
correo electrónico pueda llegar a destino y sea leído y comprendido por el destinatario sin ningún problema.
Cómo NO usar el correo electrónico: abusos cometidos con el mail. En esta sección nos centraremos en las
malas prácticas en que incurren los usuarios de correo electrónico, ya sea por desconocimiento o mala
intención (hoaxes, spam, envío de virus) y cómo protegerse de ellas.
Netiquette
El término Netiquette (la etiqueta de la Red) designa a un conjunto de reglas para el buen comportamiento en
Internet.
Estas reglas no son caprichosas sino que están respaldadas por la experiencia de quienes hace años utilizan el
correo electrónico y son la base en la que se apoya una comunicación electrónica fluida y efectiva.
Hay reglas específicas para los distintos servicios de Internet (listas de discusión, chat, foros, FTP, etc.).
Las que siguen son algunas de las que pueden aplicarse al correo electrónico:
1. Identificación clara del remitente y el destinatario
En una casa u oficina, puede ocurrir que varias personas utilicen la misma computadora y la misma cuenta de
mail. Por lo tanto:
Debemos escribir el nombre de la persona a la que va dirigido el mail.
También debemos firmarlo.
No es agradable recibir un mail que diga solamente "el envío fue despachado ayer". Recibo en mi trabajo
varios mails de este tipo a la semana. Como no tienen ni remitente ni destinatario, van a parar a la basura ya
que no sé de quién vienen ni a quién debo entregarlo.
2. Privacidad
El mail no es tan privado como parece. Debemos tener cuidado con lo que escribimos. Otras personas pueden
leerlo, ya sea en nuestra computadora, en la del destinatario o porque éste lo reenvía.
3. Del otro lado hay seres humanos
No olvidar que, aunque estemos mirando un monitor, lo que escribimos lo leerá una persona. Si recibimos un
mail que nos disgusta, lo mejor es esperar al día siguiente para contestarlo y no escribir algo delo que después
nos arrepintamos.
4. Cadenas
No reenviar ninguna cadena de mails. La inmensa mayoría son falsas y algunas pueden ser muy perjudiciales.
5. Alertas de virus
No reenviar ningún alerta de virus. La mayoría son falsos. Podés mantenerte actualizado sobre nuevos virus
suscribiéndote a los boletines de los sitios especializados. Encontrarás algunas direcciones en la página de
enlaces y en el Directorio Rompecadenas.
6. Mensajes publicitarios no solicitados (spam)
No enviar nunca mensajes publicitarios no solicitados. Si querés promocionar tu negocio o tu página web,
conseguí las direcciones de forma lícita, por ejemplo, poniendo un formulario en tu página o creando un
boletín.
Jamás compres o vendas direcciones de mail.
7. No responder ningún mensaje no solicitado
No responder ningún mensaje no solicitado ni siquiera con la palabra REMOVE o UNSUSCRIBE ya que
respondiendo estamos diciendo que nuestra dirección es válida.
Los spammers utilizan esta técnica para confirmar las direcciones con lo cual, en vez de dejar de recibir
mensajes, comenzamos a recibir más.
8. Subject o Asunto
No envíes un mensaje sin Subject. En el Subject o Asunto, describí breve y claramente el contenido del mail.
9. ¿De qué estás hablando?
No respondas un mail diciendo solamente “OK” o “Yo no”. Explica en forma concisa de qué estás hablando.
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10. No incluir todo el mensaje original en la respuesta
No incluyas, en la respuesta a un mensaje, todo el mail original. Suprimí lo que no sirva, dejando solamente
lo necesario para darle contexto a tu respuesta.
11. Reenviar mensajes
Si recibís un mail y querés reenviarlo asegúrate de borrar todas las direcciones que aparecen en el mensaje.
12. Enviar un mensaje a un grupo
Utilizá el campo "CCO" o "BCC" para escribir las direcciones cuando quieras enviar un mail a varias
personas. De esta manera evitás que todos conozcan las direcciones del resto de la lista.
13. No utilizar MAYUSCULAS
NO ESCRIBAS TODO EL MENSAJE EN MAYUSCULAS. Es cansador para leer e implica estar
GRITANDO.
Reenviar mensaje
Esta sencilla opción, mal utilizada, es una de las principales causantes de la falta de privacidad en Internet.
Todos los programas de correo electrónico disponen de ella y es muy útil cuando queremos reenviar a otra
persona un mensaje que recibimos ya que:
Incorpora al nuevo mensaje el mensaje original.
Incorpora al nuevo mensaje el subject o asunto original. Sólo debemos introducir la dirección del
destinatario en el campo correspondiente.
El problema radica en lo siguiente: incorpora al nuevo mensaje la dirección del remitente original.
De esta manera, cuando un mensaje se transforma en cadena, todas las direcciones anteriores van siendo
incorporadas a los nuevos mensajes y vistas por todos los que lo reciben. Si alguno de los que lo reenvían, lo
manda a toda su libreta de direcciones, todas estas direcciones se agregarán a los sucesivos reenvíos. Así es
como recibimos mails con cientos de direcciones en el cuerpo del mensaje pero el texto del mensaje ocupa 5
líneas. Y ésta es también una de las formas en que las personas que venden direcciones de mail a los
spammers arman sus bases de datos.
Soluciones
No reenviar cadenas de mensajes.
La mayoría de los mensajes que vienen en cadena no merecen la pena de ser reenviados ya que casi todos son
falsos o engañosos (ver Hoaxes).Al reenviar un mensaje, utilizando la opción Reenviar mensaje o Forward
del programa de correo, se incorporan al nuevo mensaje todas las direcciones incluidas en los campos Para y
CC.
Para evitar esto, si deseás reenviar a varias personas un mensaje que recibiste, procedé de la siguiente
manera:
Seleccioná la parte del mensaje que deseás reenviar, evitando las direcciones.
Copiá y pegá en un mensaje nuevo.
También podés clickear en Reenviar y eliminar las direcciones del cuerpo del mensaje.
De esta manera evitás que circulen todas las direcciones que venían en el mail.
Siguiendo estos simples consejos haremos nuestro aporte para mantener la privacidad de todos en Internet.
Responder al autor
Cuando alguien nos reenvía un mail de otra persona y queremos responderle al autor original, no podemos
usar la opción Responder al autor, ya que de esta manera estaríamos respondiéndole a quien nos reenvió el
mail y no a la persona correcta.
Veamos un ejemplo:
Un cliente envía un mensaje a la dirección de mail principal de una empresa (info@empresa.com).
Quien lo recibe, lo reenvía al departamento correspondiente a la consulta (ventas@empresa.com).
Si quien contesta el mensaje, lo hace utilizando la opción Responder al autor, la respuesta le llegará a
info@empresa.com y no al cliente, que sería el verdadero destinatario del mensaje. En este caso
correspondería escribir el mail en un mensaje nuevo colocando en el campo Para la dirección del cliente.
Es muy habitual que se produzcan estas confusiones que, en ocasiones, pueden llegar a causar verdaderos
problemas.
He sido testigo de algunas situaciones desagradables por esta causa.
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Por ejemplo, A recibió de B algo que envió C y en lugar de escribirle a C en un mensaje nuevo hizo click en
Responder al autor. Le agregó algunos comentarios criticando a B y lo envió.
El mensaje lo recibió B y no C.
No sé qué habrá pasado luego entre ellos, pero este tipo de situaciones puede ser causa de disgustos, peleas,
etc.
Por lo tanto, no es mala idea antes de enviar el mail, chequear si la dirección a la que queremos que llegue es
la correcta.
Responder a todos
La opción Responder a todos no es muy utilizada.
Podemos usarla básicamente cuando estamos intercambiando información con un grupo de personas.
Pero además de los puntos tratados en el capítulo Netiquette sobre cómo responder un mensaje, conviene
tener en cuenta lo siguiente:
Cuando recibimos un mensaje que fue enviado también a otras personas y utilizamos la opción
Responder a todos, el mensaje que redactemos será enviado a todas las direcciones que venían en los campos
Para y CC.
Esta es una opción que hay que utilizar con mucho cuidado ya que puede sucedernos creer estar
respondiéndole sólo al autor y en realidad nuestra respuesta es recibida por varias personas a las que no les
interesa o que no queremos que la lean.
Enviar mensaje a un grupo
Como vimos en la Netiquette, enviar un mensaje a un grupo de destinatarios puede ser la causa de la pérdida
de privacidad de sus direcciones.
Para enviar un mensaje a un grupo sin revelar sus direcciones, hay que proceder de la siguiente manera:
Utilizá el campo “CCO” o “BCC”.
Todas las direcciones que incluyas en estos campos no serán vistas por las personas que reciben el mensaje.
Lo que verán los destinatarios será, por ejemplo, la leyenda Undisclosed Recipients. Dependiendo del tipo de
mensaje que estamos enviando, o si se trata de un grupo de personas con las que no tenemos un trato habitual,
tal vez convenga hacer un envío personalizado en lugar de uno masivo e impersonal.
Si estamos enviando, por ejemplo, una gacetilla o una nota de prensa, es mucho mejor enviar uno por uno los
mails agregando el nombre, en este caso, del redactor o periodista a quien va dirigido. Esto generará mayor
respuesta a tu mensaje ya que se trata de una comunicación personal y no grupal.
Por otro lado, en ocasiones es conveniente y hasta “ético”, por decirlo de alguna manera, que se vean las
direcciones de las personas a quienes estamos enviando el mail.
Por ejemplo, si estamos estableciendo una comunicación con varias personas que se conocen (me refiero a
una comunicación verdadera, no a reenviar una cadena), es de muy mal gusto ocultar las direcciones, ya que
de esta forma el receptor no sabe que otros también están recibiendo el mensaje.
Envío de archivos adjuntos
Por el momento y debido al pobre ancho de banda con que aún cuenta la gran mayoría de los usuarios, debe
tenerse mucho cuidado con el envío de archivos adjuntos ya que demoran más tiempo en descargarse y, por
otro lado, pueden contener virus.
Un archivo de 1 Mb puede tardar en descargarse hasta 15 minutos o más, dependiendo del tráfico del servidor
de destino y la velocidad del modem del destinatario.
No nos molestaría recibir un archivo de 1 Mb importante para nuestro trabajo pero si estamos 15 minutos
bajando un archivo y después resulta que se trata de una bonita tarjeta animada podemos llegar a molestarnos
con la persona que la envió.
La primera que recibimos puede resultarnos divertida. A la décima, comenzaremos a maldecir. A la Nº 100
querremos romper todo. Un fin de año recibí una tarjeta que pesaba 2 Mb y quiero utilizar este ejemplo para
mostrar cómo una simple tarjeta de fin de año puede afectar el rendimiento de toda la red.
La tarjeta, como dije, pesaba 2 Mb y fue enviada a unas 50 personas (dicho sea de paso, la persona que la
envió escribió las direcciones en el campo CC en lugar del campo CCO, con lo cual los 50 nos enteramos de
las direcciones de todos).
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El envío de esta tarjeta insumió:
50 mails x 2 Mb = 100 Mb de espacio en el disco del servidor de origen (y muchos otros recursos, ya que
la mayoría de los programas de correo electrónico envían un solo mail. El servidor se encarga de preparar los
50 mails iguales, uno con cada dirección). 50 mails x 2 Mb = 100 Mb de espacio en los distintos
servidores de destino.
Total: 200 Mb (sin contar con las devoluciones por direcciones inexistentes o por servidores con límites
en el tamaño de los archivos). Una sola tarjeta ocupó 200 Mb durante un tiempo (este tiempo será variable,
pero puede llegar a ser de varios días).
Es incalculable la cantidad de tarjetas que se envían en las fiestas de fin de año, pero supongo que serán unos
cuantos millones. Los números son escalofriantes.
Por eso, es conveniente restringir el envío de archivos adjuntos.
En conclusión, debemos tener en cuenta los siguientes puntos:
Que el archivo sea importante para el destinatario. Recordar que el envío y la descarga de mails insumen
tiempo y dinero.
No enviar archivos de gran tamaño (he visto gente intentar enviar archivos de 28 Mb a través de una
conexión dial-up a 33600 bps). Si tenemos necesidad de enviar archivos de gran tamaño (mayores de 1
Mb) debemos asegurarnos de que el destinatario puede recibirlos:
Hay servidores, sobre todo los que ofrecen direcciones de mail gratuitas, que no aceptan archivos de gran
tamaño (en general, el límite es 1 Mb). Estos mismos servidores tienen un límite en la cantidad de
información que puede almacenar la cuenta de mail. Si la casilla está llena, nuestro mail no entrará.
Hay usuarios que disponen de conexiones lentas con lo cual un mail de gran tamaño tardará mucho en
bajar o incluso no podrá hacerlo y trabará la descarga de sus mails. Recordar que no todos disponen de
conexiones de banda ancha. Con el advenimiento de la banda ancha, los usuarios que disponen de ella,
comenzaron a enviar indiscriminadamente archivos descomunales. Si quien los recibe también dispone de una
conexión de este tipo no tendrá problemas. Pero si se conecta a través de la línea telefónica no le agradará que
le envíen un video de 20 Mb que no le interesa y le impide descargar su correo con normalidad.
No enviar el archivo adjunto solamente, sino saludar, firmar y colocar una leyenda en el cuerpo del
mensaje diciendo algo así como “adjunto te envío información sobre tal tema” para que el destinatario esté
seguro de que no se trata de un virus enviado en forma automática desde una computadora infectada. Lo
mejor es poner además el nombre del archivo.
Asegurarnos de que el archivo salga sin virus.
No escribas un mensaje en un procesador de texto y lo envíes como adjunto, cuando podés escribirlo
directamente en el cuerpo del mensaje. No obligues al destinatario a tener que abrir otro programa
innecesariamente para leerlo. No todos utilizan el mismo procesador de texto y tal vez algunos no puedan
abrir el archivo.
Además, aumentás las posibilidades de enviar un virus y tu mensaje será mucho más “pesado” y tardará más
en bajar.
Como ejemplo, el párrafo anterior escrito directamente en el mensaje, en sólo texto, “pesa” 2 kb, mientras que
en un archivo de Word “pesa” 19 kb. Casi 10 veces más.
EMensajes en formato HTML
No recomiendo la utilización de mensajes en formato HTML por las siguientes razones:
Están expuestos a muchas vulnerabilidades que permiten la potencial ejecución de código maligno.
Por ejemplo, la mayoría de los virus más difundidos (como el Klez o el Badtrans) utilizan el formato HTML
de los mensajes de correo electrónico.
Un mensaje en formato HTML ocupa un tamaño mucho mayor que el mismo mensaje en sólo texto.
Hay personas que utilizan programas que no pueden leer este formato, con lo cual tu mensaje se verá
lleno de caracteres extraños. Por otro lado, sucede una cosa bastante molesta con los programas que sí
pueden leerlo.
Si utilizás una conexión dial-up y tenés configurado tu programa de correo para que cuelgue la conexión
telefónica una vez que terminó de recibir los mensajes, puede suceder que los mensajes en formato HTML no
hayan terminado de bajar completamente (o sea, entra el HTML pero no las imágenes incrustadas), con lo
cual cada vez que selecciones este mensaje para leerlo, se disparará automáticamente la conexión de acceso
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telefónico para intentar descargar las imágenes.
Esta es la razón por la cual algunas personas encuentran que su computadora está conectada sin que ellos se
hayan dado cuenta. Por estas razones, creo que el envío de mensajes en formato de sólo texto aun sigue
siendo la mejor opción.
Para que tus mensajes sean enviados en formato de sólo texto, es necesario ir a Herramientas > Opciones >
Enviar y en Configuración de formato de envío de correo elegir la opción Texto sin formato.
También recomiendo desactivar la opción Responder a los mensajes en el formato en el que se enviaron .
Configuración de nuestra cuenta de correo
Es fundamental que nuestro programa de correo esté bien configurado con todos nuestros datos para que no
se nos pierdan mensajes y para que los destinatarios sepan rápidamente quién les está escribiendo. Todos los
programas de correo tienen opciones similares, aunque para los ejemplos nos basaremos en Outlook Express.
Para verificar que la cuenta esté bien configurada, tenemos que ir a Herramientas > Cuentas > Correo y
hacer doble click sobre nuestra cuenta.
En General veremos algo así:
Nombre
Puede ser el nombre y apellido si es de una persona o el nombre o razón social si es una empresa.
Puede parecer redundante detenernos en este punto pero muchas personas en vez de su nombre o el de su
empresa colocan aquí sus sobrenombres o cosas más disparatadas como el nombre de sus mascotas o el de su
dibujo animado preferido, con lo cual el destinatario no tiene idea de quién le está escribiendo Si encima el
remitente no firma el mensaje, nadie sabrá quién lo escribió.
Dirección de correo electrónico
Aquí debemos colocar nuestra dirección de correo teniendo especial cuidado en que esté bien escrita.
Aunque parezca mentira, hay mucha gente que escribe mal su propia dirección de mail.
Si la escribimos mal todas las personas que reciban nuestros mails e incorporen nuestra dirección a su libreta,
la tendrán equivocada y cada vez que nos escriban el mensaje se perderá.
También sucederá lo mismo cuando alguien responda a nuestros mensajes utilizando la opción Responder al
autor.
Dirección de respuesta
Si no colocamos nada aquí, la dirección de respuesta por defecto será la misma que hayamos ingresado en
Dirección de correo electrónico.
Incluir la cuenta al recibir correo electrónico o sincronizar
Si esta opción está activada se descargarán los mensajes entrantes de esta cuenta al pulsar el botón Enviar y
recibir.
Si no está activada, no se descargarán aunque sí podremos enviar mensajes con esta dirección.
Si pulsamos en Servidores tendremos las siguientes opciones:
Los datos que figuran aquí son fundamentales para que podamos enviar y recibir mails.
Correo entrante / Correo saliente
Aquí deberemos escribir los nombres de nuestros servidores de correo. Si no los conocemos tendremos que
preguntarlos al Administrador del servidor.
Nombre de cuenta
Aquí colocaremos nuestro nombre de usuario (en algunos servidores el nombre de usuario es la dirección de
mail completa y en otros solamente lo que está antes de la @).
Contraseña
Si la escribimos aquí y además activamos la opción Recordar contraseña, no tendremos que ingresarla cada
vez que querramos conectarnos.
Finalmente, tendremos que vincular nuestra cuenta de correo con la conexión de Acceso telefónico a redes.
Para ello vamos a Conexión:
Elegimos Conectar mediante la línea telefónica (si utilizamos una conexión dial-up) y, más abajo, la
conexión correspondiente.
Firma automática
Una buena idea para que nuestros mensajes salgan siempre con nuestro nombre es configurar una firma
automática1. Para hacerlo, vamos a Herramientas > Opciones > Firmas Presionamos el botón Nueva.
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Se crea la Firma N°1.
Podemos elegir si queremos definir allí mismo el texto que queremos utilizar como firma o podemos utilizar
algún archivo de texto ya existente en nuestra PC.
Si tildamos Texto podemos escribir en el campo correspondiente lo que queremos que aparezca al final de
nuestros mensajes. Estos datos pueden ser nombre, apellido, url de nuestro sitio web, direcciones de mail,
dirección postal, teléfono, nombre de la empresa, cargo, etc.
Pero no es conveniente extenderse demasiado: con cuatro o cinco líneas es más que suficiente.
Luego tildamos Agregar firmas a todos los mensajes salientes.
Si elegimos poner nuestra firma desde un archivo:
Tildamos Archivo, vamos a Examinar, y elegimos el archivo de texto que queremos que sea nuestra firma.
Si tenemos varias cuentas de correo, podemos configurar varias firmas y elegir cuál queremos utilizar en cada
una.
Seleccionamos cada firma, vamos a Opciones avanzadas y allí elegimos la cuenta correspondiente. Firma
automática Una buena idea para que nuestros mensajes salgan siempre con nuestro nombre es configurar una
firma automática1. Para hacerlo, vamos a Herramientas > Opciones > Firmas Presionamos el botón Nueva.
Se crea la Firma N°1.
Podemos elegir si queremos definir allí mismo el texto que queremos utilizar como firma o podemos utilizar
algún archivo de texto ya existente en nuestra PC.
Si tildamos Texto podemos escribir en el campo correspondiente lo que queremos que aparezca al final de
nuestros mensajes. Estos datos pueden ser nombre, apellido, URL de nuestro sitio Web, direcciones de mail,
dirección postal, teléfono, nombre de la empresa, cargo, etc.
Pero no es conveniente extenderse demasiado: con cuatro o cinco líneas es más que suficiente.
Luego tildamos Agregar firmas a todos los mensajes salientes. Si elegimos poner nuestra firma desde un
archivo: Tildamos Archivo, vamos a Examinar, y elegimos el archivo de texto que queremos que sea nuestra
firma.
Si tenemos varias cuentas de correo, podemos configurar varias firmas y elegir cuál queremos utilizar en cada
una. Seleccionamos cada firma, vamos a Opciones avanzadas y allí elegimos la cuenta correspondiente.
Cada carpeta es un archivo que contiene todos los mails con sus archivos adjuntos.
Si queremos guardarlos en un directorio más accesible, por ejemplo
C:\Mis Documentos\Mails, vamos a Herramientas > Opciones
Mantenimiento > Carpeta de almacén y allí elegimos el que queremos.
De esta forma, los mails entrarán en tu backup de datos habitual, porque periódicamente realizás un backup
de tus datos ¿verdad? También podemos arrastrar los mails que queremos guardar a cualquier carpeta.
Tendremos que tener abiertos al mismo tiempo Outlook Express y el Explorador de Windows. Simplemente
arrastramos y soltamos en la carpeta que queremos.
Hay gente que prefiere guardar únicamente los archivos adjuntos o copiar los textos de algunos mensajes que
recibió en su procesador de textos.
Para guardar los adjuntos abrimos el mail junto al cual viene, vamos a Archivo > Guardar datos adjuntos...,
allí elegimos en cuál directorio queremos guardarlo y pulsamos Guardar.
Para copiar el texto de un mail lo seleccionamos, vamos a Edición
Copiar. Luego vamos al procesador de textos, creamos un archivo nuevo y pegamos.
Finalmente, hay un software excelente, Outlook Express Backup, aunque es comercial, que nos permite
guardar todas las carpetas, mails, archivos adjuntos, reglas de mensaje y favoritos de Internet en un sólo
archivo.
Si tenemos que reinstalar Outlook Express o Windows, luego de hacerlo ejecutamos este archivo y volvemos a
tener todo como antes. En los Enlaces encontrarás una dirección para descargar una demo de 15 días.
¿Por qué no llegan los mails que mando?
Los mensajes de correo electrónico pueden no llegar a destino por distintas causas.
Pero la inmensa mayoría son rechazados debido a que la dirección del destinatario es incorrecta.
Hay gente que envía el mismo mensaje 10 o 15 veces hasta que llama enfurecida a la mesa de ayuda
echándole la culpa al servidor de que sus mensajes no llegan.
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Si recibís un mensaje de rechazo de un mail que mandaste, antes de llegar a esta situación, es conveniente
leerlo para tratar de averiguar cuál es el problema.
Los mensajes de rechazo en general están escritos en inglés por lo que la mayoría de los usuarios hispano
parlantes los ignora e insiste en enviar de nuevo el mail, que, invariablemente, volverá a ser rechazado por la
misma causa.
Cada servidor tiene sus propios mensajes de rechazo pero básicamente podremos encontrarnos con los
siguientes casos (las direcciones son a modo de ejemplo):
.. Servidor inexistente Por ejemplo, el remitente escribió la siguiente dirección:
nombre_de_usuario@hotmail.com.ar, cuando la correcta hubiera sido nombre_de_usuario@hotmail.com
El mensaje de error será:
“A mail message could not be sent because the following host is unknown: hotmail.com.ar”
Esto quiere decir que no se pudo encontrar el servidor de destino.
Está mal escrito el nombre del servidor. No hay ningún servidor denominado hotmail.com.ar.
Usuario inexistente
En este caso, el nombre del servidor está bien escrito pero no existe el nombre de usuario (lo que está antes de
la @) en ese servidor. Si alguien enviara un mensaje a nombre_de_usuario@yahoo.com el mensaje de
Yahoo, por ejemplo, diría (en caso de que esta dirección no exista):
“A mail message was not sent due to a protocol error. 554 delivery error: dd This user doesn’t have a yahoo.com account
(nombre_de_usuario@yahoo.com)- mta552.mail.yahoo.com”, en otros servidores podría ser así:
“The following recipients did not receive the attached mail. Reasons are listed with
each recipient:
Casilla llena
Muchos servidores de mail gratuitos tienen un límite en el tamaño de las casillas. Si la casilla a la que estás
enviando un mail está llena, éste no entrará.
El mensaje en este caso, para Yahoo por ejemplo, será: “A mail message was not sent due to a
protocol error. 554 delivery error: dd Sorry, your message to nombre_de_usuario@yahoo.es cannot be delivered. This
account is over quota. - mta458.mail.yahoo.com”
Tamaño del mail mayor al permitido por el servidor
Algunos servidores gratuitos tienen un límite para el tamaño de los mensajes entrantes. Este puede ser de 1
Mb. Si estamos enviando un mail con un tamaño mayor, éste no entrará. El mensaje de rechazo dirá: “A mail
message was not sent due to a protocol error. 1094833 bytes exceeds server limit of 1000000” o también
“A mail message was not sent due to a protocol error. 554 delivery error: dd Sorry your message to
nombre_de_usuario@yahoo.com.ar cannot be delivered because it is too large. -
mta530.mail.yahoo.com”
Cuenta desactivada
Puede suceder que la cuenta haya sido desactivada por distintos motivos. En este caso, el mensaje
dirá: “A mail message was not sent due to a protocol error. 554 delivery error: dd Sorry your message to
nombre_de_usuario@yahoo.com.ar cannot be delivered. This account has been disabled or discontinued [#102]. –
mta497.mail.yahoo.com”
Si el servidor nos está diciendo que la dirección que escribimos está mal, no sirve de nada insistir.
Muy probablemente no tengamos la dirección correcta o hayamos cometido algún error al escribirla.
Podremos insistir una vez más por si el servidor estuvo momentáneamente fuera de servicio o algún otro
problema, pero no mucho más.
En algún caso muy esporádico este error puede deberse a otras causas pero en la inmensa mayoría de los
casos, se trata de errores en la dirección.
Si querés mandar una carta por correo postal a la dirección Av. San Martín 3892 pero en el sobre escribís Av.
San Martín 382 y la carta no llega a destino, no tiene sentido que le eches la culpa al Correo.
Cómo actuar frente a los hoaxes
No reenviar nunca estos mensajes. De todos modos casi ninguno merece la pena de ser reenviado.
Explicarle a tus amigos cuáles son las consecuencias de reenviar estas cadenas y pedirles que no lo hagan
más (si insisten, mandalos a Rompecadenas).
Al reenviar un mensaje, utilizando la opción Reenviar mensaje o Forward del programa de correo, se
incorporan al mensaje todas las direcciones incluidas en los campos Para y CC.
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Documento: Cómo usar el correo electrónico
Para evitar esto, si deseás reenviar a varias personas un mensaje
que recibiste, procedé de la siguiente manera:
Seleccioná la parte del mensaje que deseás reenviar, evitando las direcciones.
Copiá y pegá en un mensaje nuevo. De esta manera evitás que circulen todas las direcciones de mail que
venían en el mensaje.
Utilizá el campo CCO o BCC. Todas las direcciones que incluyas en estos campos no serán vistas por las
personas que reciben el mensaje.
Spam
Se llama spam a la práctica de enviar indiscriminadamente mensajes de correo electrónico no solicitados.
Generalmente, se trata de publicidad de productos, servicios o de páginas Web.
Todos aquellos que tenemos una dirección de correo electrónico recibimos a diario varios mensajes
publicitarios que no solicitamos sobre cosas que no nos interesan.
Habitualmente, después de haber recibido un hoax, comenzamos a recibir publicidad no solicitada.
Nuestra dirección ya ha sido incorporada a las bases de datos de los spammers, luego de haberla obtenido por
medios, no ya ilegales porque no hay legislación sobre el tema en la mayoría de los países, pero sí inmorales.
A comienzos del año 2000 se calculaba que el 30% de los mails (varios cientos de millones por día) que se
enviaban eran no solicitados, o sea, spam. Seguramente hoy son muchos más.
Por lo general, las direcciones son recolectadas por Internet o mensajes de correo o compradas.
Yo mismo recibo cada día dos o tres ofertas de bases de datos con millones de direcciones de email al
increíble precio de u$s 35.
Es intolerable recibir una vez por semana el mismo mensaje sobre la necesidad de filtrar el agua de la ducha.
Tampoco es agradable recibir un mensaje en formato HTML promocionando un nuevo servicio de
distribución de videos, exclusivo para la ciudad de Buenos Aires, cuando yo vivo a miles de km. de distancia.
Esto, además de ofrecer una imagen negativa sobre la empresa que envía el spam, muestra la poca utilidad de
las bases de datos compradas.
Por otro lado los spammers invocan una supuesta ley por la cual el mensaje que están enviando no puede ser
considerado spam si tiene una forma de ser removido.
Esto es una gran mentira. Esa ley no existe.
Otros ponen “Su dirección fue tomada de un sitio público”, pretendiendo justificar el spam.
En realidad lo que quieren decir es: “no vaya a creer que compré
una base de datos de direcciones de mail, solamente encontré su dirección de correo en su página web, junté
unas cuantas de esta manera y les he enviado un correo para ver si están interesados en mis servicios”.
Además, la mayoría de las veces si uno contesta el mail pidiendo ser removido de la lista, lo único que hace
es confirmar que su dirección existe.
Por lo tanto, es conveniente no responder nunca a un mensaje no solicitado.
Lo mejor es aplicar filtros o reglas de mensaje para evitar recibir mensajes de esas direcciones.
Otra opción muy buena, es quejarse al postmaster del que envía el spam, enviando un mail a
postmaster@dominio_del_spammer o abuse@dominio_del_spammer.
Algo queda claro: el spam es perjudicial para todos, hasta para la empresa que lo envía.
Por otro lado, el spam es la publicidad más barata para el anunciante y la más cara para los receptores.
Cada vez que recibís un mensaje no solicitado, le estás pagando al spammer su publicidad.
¿Qué sentirías si varias empresas te llaman todos los días por cobrar para intentar venderte cosas que no te
interesan sin posibilidad de rechazar las llamadas ni cortar la comunicación hasta que terminen de pasarte el
mensaje?
Esto mismo sucede con el spam. Cada año, los usuarios gastan miles de millones de dólares en tiempo de
conexión para descargar mensajes no solicitados.
Algunas personas le dan su dirección solamente a sus amigos y piensan, de esta manera, estar a salvo del
spam. Error! Los amigos son lo peor! Basta con que uno reenvíe una cadena sin ocultar las
direcciones para que tu mail pueda ser incorporado en cualquier momento a las bases de datos de los
spammers.
Por otro lado, uno no está aislado, Internet es una red, y si tu servidor se ve saturado por millones de mensajes
de otros spammers esto también te afectará.
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CATEDRA DE COMUNICACIONES IA – FAUD – UNC – J. Rivera Garat – Prof. Titular
Documento: Cómo usar el correo electrónico
Si estás por hacer spam, te pido que lo pienses muy bien. Si cada negocio o página Web nos va a enviar
aunque sólo sea un mail, el correo electrónico sería una herramienta absolutamente inservible. Todos somos
responsables de cuidar esta herramienta fabulosa.
Olvidate del spam como forma de promocionar tu negocio, hagamos entre todos una mejor Internet.
Virus Debido a la difusión que está teniendo Internet y a que enviar y recibir mails son acciones bastante
sencillas de realizar, cualquier persona sin conocimientos de informática compra una PC, contrata una
cuenta de correo electrónico y comienza a enviar mails.
Pero al poco tiempo se da cuenta de que necesariamente debe aprender muchas otras cosas si quiere
mantener una correspondencia electrónica satisfactoria.
Uno de los principales problemas con los que se encuentra son los virus informáticos.
No alcanza con tener un antivirus instalado: si no se lo actualiza periódicamente, es prácticamente lo mismo
que no tenerlo. En rigor, debería ser actualizado en forma diaria para que cumpliera realmente la tarea para la
que fue diseñado.
Pero muchísima gente no actualiza sus antivirus con esta frecuencia, ni siquiera en meses o ¡años!
He visto computadoras con antivirus instalados 3 años atrás y que jamás habían sido actualizados. Esto,
prácticamente, puede ser el certificado de defunción de la información guardada en esa computadora.
Por otro lado, si el antivirus no fue actualizado en años, es probable que tampoco se hayan realizado copias de
resguardo de la información. Tuve mi primera experiencia con los virus informáticos hace más de 10 años, a
comienzos de los 90, cuando el Stoned hizo humo mi trabajo de meses.
Por supuesto, tampoco había hecho un backup.
En ese momento, aprendí y decidí algunas cosas:
Jamás volvería a pasarme algo similar.
De allí en adelante haría un backup periódico de mi información. Lo importante no es la
computadora sino lo que está adentro. Si me roban la computadora, o ésta se daña, de alguna manera, aunque
me cueste, podré comprar otra.
Pero mi trabajo de meses o años es imposible de recuperar.
Una computadora vale unos cuantos cientos de dólares, pero
¿cuánto vale tu trabajo?
Por eso, el comportamiento del usuario es fundamental.
La gran mayoría de los daños producidos por virus se deben al comportamiento del propio usuario.
Con un poco de sentido común y unos sencillos consejos estarás muy bien protegido contra los virus.
Tu comportamiento determinará si te infectás o no. No hay por qué tenerle miedo a los virus. Sólo
hay que tener cuidado y estar informado.
Por supuesto también es imprescindible tener instalado un buen antivirus. Pero si no te ocupás de actualizarlo
no te servirá de nada.
Y lo más importante es tu comportamiento frente a los archivos que dejás entrar en tu computadora: a través
del correo electrónico, de un chat, del ICQ, desde un diskette, o descargado desde Internet, hay que ser muy
precavido a la hora de abrir cualquier archivo.
Algunas recomendaciones:
Nunca abras archivos no solicitados. Sé que algunas veces la curiosidad puede más, pero ni la mejor foto
ni el mejor chiste ni la mejor tarjeta de Navidad justifica que dejes entrar un virus en tu computadora.
Instalá un buen antivirus y actualízalo permanentemente.
Informate sobre nuevos virus en sitios especializados.
Si tenés dudas sobre un archivo que recibiste de un conocido, antes de abrirlo escribile preguntándole si
realmente te lo envió él y de qué se trata.
También podés guardar el archivo sin abrirlo en cualquier directorio de tu disco rígido y chequearlo con un
antivirus actualizado.
Cada vez que envíes un archivo poné una leyenda tipo «te envío adjunto un archivo sobre tal tema» y
agregá tu nombre para que el destinatario sepa que no se trata de un virus enviado en forma automática desde
una computadora infectada.
Asegúrate de que tu archivo salga sin virus.
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Documento: Cómo usar el correo electrónico
Hacé un backup de todos tus datos importantes.
No reenvíes alertas de virus inexistentes para no confundirlos con los verdaderos.
Nunca abras un archivo que te haya enviado un desconocido en un chat o por algún programa de
mensajería.
Deshabilitá la Vista previa en Outlook Express para evitar infecciones inmediatas de virus que infectan
con sólo ver el mensaje, como Badtrans o Klez.
Para hacerlo, andá a Ver > Diseño o Distribución (según la versión de OE) y desactivá Usar Panel de vista
previa.
Deshabilitá el envío de mensajes en formato HTML. Andá a Herramientas > Opciones > Enviar >
Formato para el envío de correo y allí seleccioná Texto sin formato.
También es conveniente desactivar la opción Responder a mensajes en el formato en que fueron enviados.
Instalá los parches correspondientes a tu navegador.
Los parches son correcciones que los fabricantes de software distribuyen para reparar errores o
vulnerabilidades descubiertas en sus programas.
En este caso, es fundamental que instales los parches correspondientes a tu navegador para evitar la acción de
programas que se aprovechan de esas vulnerabilidades.
Está autorizada la distribución gratuita de este libro, por parte de cualquier persona y por cualquier medio,
aunque sin alterar su contenido. Deberán consignarse además los siguientes datos:
Guía de uso del correo electrónico Eugenio Siccardi – Rompecadenas - http://www.rompecadenas.com.ar
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