Paseo del Buen Pastor

Se incorporan tres imágenes del complejo cultural del Buen Pastor, motivo del trabajo del reconocimiento y recorrido perceptual realizado por los estudiantes de la Cátedra.

Documento: Cómo enviar archivos adjuntos por correo electrónico

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CATEDRA DE COMUNICACIONES IA – FAUD – UNC – J. Rivera Garat – Prof. Titular
Documento: Cómo enviar archivos adjuntos por correo electrónico
Cómo enviar archivos adjuntos por correo electrónico @ Eugenio Siccardi
Cómo enviar archivos adjuntos por correo electrónico - Eugenio Siccardi - E-book
1ª edición -El Bolsón, Río Negro, Argentina-Diciembre 2005
Este libro puede descargarse en forma gratuita, en formato PDF, desde
http://www.rompecadenas.com.ar/correo/adjuntos.htm
La totalidad de esta obra, los tutoriales y las capturas de pantalla incluidos en la misma, han sido realizados
por Eugenio Siccardi.
Los ejemplos y capturas de pantalla corresponden a Outlook Express 6, Windows XP, Mozilla
Composer, Mozilla Thunderbird, Open Office, Edit Pad, Arachnophilia, Winzip, Acrobat Reader.
Las marcas mencionadas en este documento son marcas registradas de sus respectivos titulares.
El autor no tiene relación alguna con ninguna de las marcas o empresas mencionadas en este libro.
Este libro está licenciado bajo una Licencia Creative Commons Atribución-Compartir Derivadas
Igual 2.5 Argentina que permite copiar, distribuir, exhibir, ejecutar la obra, hacer obras derivadas y
explotarla con cualquier finalidad, ya sea con o sin fines comerciales bajo las siguientes condiciones:
● Dar siempre al autor original el crédito o atribución correspondiente.
Indice
1. Introducción...................................................................................................................................4
2. Qué cuidados tener al enviar archivos adjuntos............................................................................5
3. Qué cuidados tener al recibir archivos adjuntos............................................................................8
4. Archivos que conviene no enviar ..................................................................................................12
4.1. Por seguridad.........................................................................................................................13
4.2. Por tamaño............................................................................................................................15
4.3. Por contenido.........................................................................................................................17
4.4. Por formato............................................................................................................................18
4.4.1.Formatos propietarios......................................................................................................18
4.4.2.Formatos universales........................................................................................................20
4.4.2.1. TXT.................................................................................................................21
4.4.2.2. HTML.............................................................................................................23
4.4.2.3. PDF................................................................................................................25
4.4.2.4. OpenOffice.....................................................................................................27
5. ¿Y este archivo con qué se abre?....................................................................................................28
6. Archivos de imagen.........................................................................................................................30
6.1. Cómo reducir el tamaño de una imagen para enviarla por correo electrónico utilizando el Asistente
de Windows XP...........................................................................................32
6.2. Cómo reducir el tamaño de una imagen para enviarla por correo electrónico en forma
manual.......................................................................................................................35
7. Archivos de sonido.........................................................................................................................37
8. Comprimir archivos.......................................................................................................................38
9. Cortar archivos..............................................................................................................................41
10.Glosario..........................................................................................................................................45
11.Enlaces...........................................................................................................................................47
12.Acerca del autor.............................................................................................................................48
13.Acerca de Rompecadenas................................................................................................................49
1. Introducción
El envío de archivos adjuntos por correo electrónico es un proceso que debe ser realizado con muchísimo
cuidado. Son múltiples los factores que debemos tener en cuenta al enviar un archivo ya que si lo hacemos
en forma descuidada podremos causarle diversos problemas al destinatario o incluso a nosotros mismos.
Entre esos problemas podemos encontrar los siguientes:
Al destinatario Al remitente
● Podemos enviarle virus.
● Podemos enviarle archivos que quizás no pueda leer por no tener instalado el programa correspondiente.
● Podemos enviar archivos de gran tamaño que no lleguen a destino por varias razones: porque la casilla
del destinatario está llena, porque el mensaje es más grande que el límite permitido por su servidor, o
porque dispone de una conexión lenta.
● Podemos hacerle gastar tiempo y dinero al intentar descargar archivos de gran tamaño con conexiones
lentas.
● Podemos llegar a bloquear la descarga de sus mensajes al enviarle archivos de gran tamaño.
● Podemos saturarlo con el envío de cosas que no le interesan.
● Podemos enviar un archivo que quizás no pueda ser leído por el destinatario.
● Si nuestro envío rebota, seremos nosotros quienes debamos perder tiempo y dinero descargando
nuevamente el archivo que enviamos.
● Si constantemente le enviamos a una persona archivos de gran tamaño o que no le interesan, podrá
molestarse con nosotros.
Debido a todos los problemas que puede causar, el envío de archivos adjuntos debería restringirse a los
archivos realmente importantes para el remitente y el destinatario, y tomando siempre las precauciones
necesarias tanto al enviarlos como al recibirlos. En las páginas siguientes veremos qué cuidados debemos
tener al enviar o recibir archivos adjuntos, qué tipo de archivos conviene no adjuntar, qué formatos de archivo
utilizar para compartir un documento, cómo enviar archivos de imagen o sonido por correo electrónico, cómo
comprimir archivos para reducir su tamaño y algunas cuestiones relativas a la seguridad.
2. Qué cuidados tener al enviar archivos adjuntos
Para el envío de archivos adjuntos debemos tener en cuenta lo siguiente:
Relevancia
Que el archivo sea importante para el destinatario.
Antes de enviar chistes, fotos, bromas o cadenas a todos los contactos, es conveniente primero preguntarles si
quieren recibirlos.
Tal vez no estén interesados o incluso les moleste recibir todos los días archivos con chistes, fotos, bromas,
etc.
Gasto
Recordar que el envío y la descarga de mails insumen tiempo y dinero.
Cuanto mayor sea el tamaño del archivo adjunto, mayor será el gasto de tiempo y de dinero.
Tamaño
No enviar archivos de gran tamaño ya que pueden generar muchísimos problemas:
Hay servidores, sobre todo los que ofrecen direcciones de mail gratuitas, que no aceptan archivos de gran
tamaño.
Rechazo de un mensaje enviado a un usuario de Hotmail por superar el límite permitido
Muchos servidores tienen también un límite en la cantidad de información que puede almacenar la cuenta. Si
la casilla está llena, nuestro mail no entrará. La inmensa mayoría de los usuarios aun disponen de conexiones
por acceso telefónico, con lo cual un mail de gran tamaño tardará mucho en bajar. Si la conexión es lenta, tal
vez no pueda descargar ese mensaje y “trabaremos” su correo. Si tenemos necesidad de enviar archivos de
gran tamaño (mayores de 1 Mb) debemos asegurarnos de que el destinatario puede recibirlo.
Un mail para cada archivo
Si debemos enviar varios archivos grandes al mismo destinatario, conviene enviar un mail por cada archivo.
De esta manera, si necesitamos enviar 5 archivos de 2 Mb, enviaremos 5 mails de 2 Mb cada uno, en lugar de
un solo mail de 10 Mb, lo cual evitará algunos problemas y le permitirá al destinatario descargar o eliminar
cada mensaje en forma individual.
Virus
Asegurarnos de que el archivo salga sin virus, revisándolo con un antivirus actualizado.
Asunto
Como para cualquier otro mail, es necesario redactar un buen Asunto, pero si enviamos un archivo es más
importante ya que si el mensaje tiene un adjunto y el Asunto no es descriptivo, posiblemente el destinatario,
por seguridad, lo elimine sin abrirlo.
No enviar el archivo solamente
No enviar el archivo adjunto solamente, sino saludar, firmar y colocar una leyenda en el cuerpo del mensaje
diciendo algo así como “adjunto te envío información sobre tal tema” para que el destinatario esté seguro de
que no se trata de un virus enviado en forma automática desde una máquina infectada. Lo mejor es poner
además el nombre del archivo.
Incorrecto. No hay Asunto ni Mensaje. Correcto. Hay Asunto y Mensaje.
No enviar accesos directos
Tener cuidado de no enviar accesos directos en lugar del archivo original. Los accesos directos son
precisamente eso: accesos directos al archivo, no son realmente el archivo original.
Los accesos directos se distinguen del archivo al que se refieren por tener en su icono una flecha en la
esquina inferior izquierda.
Si enviamos el acceso directo en lugar del archivo, el destinatario no podrá abrirlo.
Archivo Acceso directo al archivo
No escribir el mensaje en un procesador de textos y enviarlo como adjunto
Hay usuarios que escriben 5 líneas en un procesador de textos y envían el archivo adjunto en lugar de
escribirlas directamente en el mensaje.
Esto ocasiona los siguientes problemas:
Obliga al destinatario a abrir otro programa innecesariamente. Aumenta innecesariamente el tamaño del
mensaje. Aumenta el riesgo de enviar virus. Aumenta las posibilidades de que el destinatario no pueda leer el
mensaje, por no disponer del programa utilizado para escribirlo o por incompatibilidades entre diferentes
versiones del mismo.
No es necesario escribir un mensaje en un procesador de texto y enviarlo como adjunto, cuando podemos
escribirlo directamente en el cuerpo del mensaje.
3. Qué cuidados tener al recibir archivos adjuntos
No abrir cualquier archivo
No abrir cualquier archivo adjunto que nos llega por correo electrónico sin saber de qué se trata, aunque
provenga de un conocido.
Extensiones peligrosas
Sobre todo, tener cuidado con archivos adjuntos que tengan las siguientes extensiones: .exe, .pif, .scr,
.com, .vbs, .bat, .js, .dll, y otros.
Si recibimos un archivo adjunto con alguna de estas extensiones, es casi seguro que se trata de un virus.
Si recibimos un archivo ejecutable (.exe) también puede suceder que alguien nos esté enviando un
programa, lo cual no es muy recomendable (y mucho menos sin avisarnos).
Cuidado con la doble extensión
Tener cuidado con archivos adjuntos con doble extensión. Con seguridad se trata de un virus que intenta
camuflar su extensión real agregando otra luego del nombre del archivo y antes de la verdadera.
Debido a que Windows viene configurado por defecto para que oculte las extensiones de archivo conocidas,
el truco consiste en hacerle creer al usuario que el archivo es, por ejemplo, una foto cuando en realidad es un
ejecutable.
De esta manera, un archivo llamado 01.jpg.exe sólo mostrará 01.jpg Así se verá un archivo ejecutable .exe
(un virus, por ejemplo) al guardarlo en el disco rígido, con la opción Ocultar las extensiones de archivo
conocidas activada.
Si bien el icono es el que corresponde a un archivo ejecutable, para un usuario poco avezado se tratará de una
imagen. Así se verá el mismo archivo con la opción Ocultar las extensiones de archivo conocidas
desactivada. Vemos que, efectivamente, se trata de un archivo ejecutable.
Tutorial
Deshabilitar la opción Ocultar las extensiones de archivo conocidas
􀂷 Ir al Explorador de Windows, Allí vamos a Herramientas > Opciones de carpeta > Ver
En Opciones avanzadas buscamos Ocultar las extensiones de archivo conocidas y destildamos esa opción.
Más información: Mostrar las extensiones y ver todos los archivos
http://www.vsantivirus.com/faq-mostrar-extensiones.htm
Escanear el archivo antes de abrirlo

Si recibimos un adjunto que queremos abrir, lo más conveniente es guardarlo sin abrirlo en alguna carpeta del
disco rígido y escanearlo con un antivirus actualizado.
Correo “trabado”
Si disponemos de una conexión dial up, y vemos que nuestro correo está tardando demasiado en descargarse a
nuestro cliente de correo POP3 (Outlook Express o Mozilla, por ejemplo) lo más probable es que nos hayan
enviado un archivo de gran tamaño. Si el archivo es muy grande o si se trata de varios mails con archivos
adjuntos de gran tamaño, posiblemente se “trabe” la descarga de mails.
En este caso hay algunas cosas que podemos hacer:
Visualizar los mails antes de bajarlos
􀂷 A través de Webmail
Si nuestro proveedor nos ofrece la posibilidad de acceder a nuestra casilla a través de webmail, desde allí
podremos ver de qué se tratan los mensajes y eventualmente eliminarlos para que se “destrabe” la descarga.
􀂷 Con software instalado en nuestro equipo
También podemos usar algún programa para visualizar los mails antes de descargarlos. Estos programas
también son muy útiles para eliminar la basura antes de descargar nuestro correo.
Algunos de ellos son:
● K9 (gratuito) http://keir.net/k9.html
● G-Lock Spam Combat (de pago) http://www.glocksoft.com/sc/index.htm
● MailWasher (de pago) http://www.mailwasher.net/
Detener la descarga
Otra cosa que podemos hacer, en Outlook Express, es detener la descarga. Cuando se “traba” la descarga de
mails lo que sucede en Outlook Express es que los mensajes que ya habían logrado descargarse, al iniciar
nuevamente la descarga, vuelven a hacerlo. Es decir, si tenemos 10 mensajes para descargar y logran bajar 3
pero la descarga se traba en el cuarto, la próxima vez que lo intentemos no bajarán solamente los 7 que
faltaban, si no que volverán a descargarse los 10.
Lo que podemos hacer en este caso es, siguiendo el ejemplo, cuando entra el tercer mensaje, detenemos
nosotros el proceso, pulsando el botón Detener, ubicado en la ventana de progresión de la descarga.
De esta forma, la próxima vez que intentemos la descarga, sólo bajarán los siete que faltaban.
4. Archivos que conviene no enviar
Existen varios factores que pueden llevarnos a considerar la posibilidad de evitar el envío de determinados
archivos.
Estos factores pueden ser la seguridad, el excesivo tamaño del archivo, su formato o incluso su contenido.
Respetando las pautas detalladas en “Qué cuidados tener al enviar archivos adjuntos”,
seguramente no causaremos ningún problema a nuestros destinatarios. Pero lo más importante es utilizar
el sentido común para determinar si el archivo podrá llegar a destino y ser leído sin problemas.
Por ejemplo, si nuestro destinatario dispone de una conexión lenta o de una casilla con poca capacidad de
almacenamiento, no podremos enviarle un archivo de 10 Mb. Y si no sabemos si puede recibir un archivo
de ese tamaño, tendremos que preguntarle antes de enviarlo.
Si no estamos seguros de que el destinatario utiliza Page Maker o Corel Draw, por ejemplo, no
podremos enviarle archivos creados con esos programas, ya que, si no los utiliza, no podrá abrirlos.
4.1. Archivos que conviene no enviar por Seguridad
Archivos ejecutables
No es conveniente enviar archivos ejecutables (.exe) por correo electrónico.
Esto se debe a que muchos virus se distribuyen en ese formato. Por otro lado, algunos servidores imponen
bloqueos para determinados tipos de archivos, el .exe entre ellos, con el objetivo de detener la entrada de
virus.
Tenemos que tener en cuenta, además, que cuando uno recibe un ejecutable no puede saber qué es lo que hará
ese ejecutable al abrirlo, con lo cual, un usuario precavido no instalará cualquier cosa que le llegue por correo
electrónico, aunque provenga de un conocido. Por estas razones, si queremos recomendar a alguien un
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programa, es preferible siempre que le enviemos los enlaces para descargarlo.
Y si es absolutamente necesario enviar ese ejecutable, porque no se encuentra disponible en Internet para su
descarga, tendremos que tomar todos los recaudos para que el archivo llegue y el destinatario esté seguro de
que puede abrirlo sin problemas:
Que no sea de gran tamaño.
Que no tenga virus.
Que nos aseguremos de que no contiene programas parásitos u otros “daños colaterales” que puedan causarle
problemas al destinatario.
Que le avisemos de qué se trata y para qué sirve ese programa. Comprimirlo (con WinZip, por ejemplo).
Virus
Los virus son uno de los mayores problemas a los que se enfrentan los usuarios de correo electrónico.
Muchísimos virus se distribuyen a través de archivos adjuntos, algunos dentro de archivos enviados por el
propio usuario y otros se reenvían a sí mismos utilizando las direcciones encontradas en la PC infectada.
Es evidente entonces que, si nuestra computadora se infecta con un virus, podremos contribuir a infectar las
de nuestros amigos o conocidos (o incluso las de completos extraños, si hemos recibido cadenas de mail con
las direcciones a la vista de decenas o cientos de personas). Por eso mismo, tendremos que extremar las
precauciones para evitar que nuestra computadora sea infectada con un virus, por la seguridad de nuestro
propio equipo como por la de los equipos de nuestros amigos o conocidos.
Para ello, podemos seguir algunos consejos básicos:
Instalar un antivirus y actualizarlo todos los días.
No abrir cualquier archivo adjunto que nos llega por correo electrónico, aunque provenga de un conocido.
Instalar todas las actualizaciones críticas del sistema operativo y el resto del software que utilicemos.
4.2. Archivos que conviene no enviar por Tamaño
El tamaño de los archivos adjuntos fue siempre uno de los mayores problemas a los que se enfrentaron
los usuarios de correo electrónico.
Archivos de 2 o 3 Mb podían tardar más de cuarenta minutos en descargarse con un modem de 33600
bps.
Pero con el advenimiento de la banda ancha el problema se agravó, ya que algunos usuarios de ese
servicio comenzaron a enviar indiscriminadamente archivos descomunales. Si quien los recibe también
dispone de una conexión de este tipo no tendrá problemas. Pero si se conecta a través de la línea
telefónica, no le agradará que le envíen un video de 20 Mb que ni siquiera le interesa y que le impide
descargar su correo con normalidad. Recordemos que no todos los usuarios disponen de conexiones de
banda ancha, es más, sólo un pequeño porcentaje la utiliza.
La gran mayoría de los usuarios aun se conecta a través de una conexión dial up. Imágenes, videos,
música y software enviados por correo electrónico, pueden ser un verdadero dolor de cabeza para
usuarios de conexiones dial up con amigos con conexiones de banda ancha.
Los principales problemas relacionados al tamaño de los archivos adjuntos son:
Casillas con capacidad de almacenamiento limitada
Hay servidores que tienen casillas con capacidad limitada. Si la casilla está almacenando varios
mensajes y nuestro archivo es mayor que la capacidad restante, no entrará.
Límite en el tamaño de los mensajes
En algunos servidores hay restricciones para recibir mensajes mayores a 1 o 2 Mb. Si nuestro archivo
es mayor también rebotará.
Pérdida de tiempo y dinero
Si el usuario dispone de una conexión lenta y se le envía un archivo de gran tamaño, perderá
tiempo y dinero para descargarlo. Cuanto mayor sea el archivo, más tiempo y dinero insumirá.
Descarga “trabada”
En ocasiones, un archivo de gran tamaño puede obstaculizar la normal descarga de los mensajes a través de
una conexión lenta. Esto causa numerosos problemas al destinatario que deberá ingeniárselas y perder mucho
tiempo y dinero para intentar “destrabar” su correo.
Tutorial

Conocer el tamaño de los mensajes
Si queremos conocer el tamaño de un mensaje que hemos recibido o enviado tendremos que activar la
columna Tamaño. Para activarla en Outlook Express, vamos a: Ver > Columnas > seleccionamos Tamaño y
aceptamos De esta manera, tendremos activada la columna Tamaño en cada nuevo mensaje que escribamos.
4.3. Archivos que conviene no enviar por Contenido
Irrelevancia
Debido a la gran cantidad de mensajes que cualquier usuario recibe actualmente, es conveniente no
enviar mensajes con contenido irrelevante para el destinatario. Si el mensaje irrelevante es un archivo
de gran tamaño, mucho peor. Si el archivo no es importante, necesario o interesante para el
destinatario, puede ser una molestia. Un archivo innecesario de gran tamaño será una gran molestia.
Un archivo de 10 Mb, a través de una conexión dial up, puede tardar una hora o más en descargarse.
Si el archivo es importante para el destinatario y éste está avisado de que va a recibirlo y su conexión
no le causa inconvenientes para hacerlo, y su proveedor no le impone restricciones en el tamaño del
mensaje ni en el de la casilla, no tendrá problemas. Pero si no sabe de qué se trata y el mensaje logra
sortear todos los posibles inconvenientes para entrar y tarda una hora en descargarse y luego resulta ser
algo que no le interesa al destinatario en lo más mínimo, echará pestes en todas las lenguas que
conozca. Debemos ser cuidadosos y enviar solamente mensajes que puedan ser importantes o
interesantes para el destinatario. Archivos con bromas, presentaciones o cadenas que no fueron
solicitados por el destinatario no suelen ser compatibles con este criterio.
Molestias graves, ofensas, situaciones incómodas
Hay gente, generalmente un conocido que se hace el gracioso, que se dedica a reenviar, en archivos
adjuntos, fotos pornográficas, chistes racistas, bromas de mal gusto, etc. que no siempre pueden caerle
bien a todo el mundo.
Opiniones políticas o mensajes con contenido religioso tampoco son del agrado de todas las personas.
En estos casos, si no nos agrada el contenido de lo que nos envían, es conveniente advertirle a quien
nos lo envió, de la mejor manera posible, que por favor se abstenga de mandarnos ese tipo de mails.
Pero hay gente que a pesar de eso sigue enviándolos.
Esto se debe, seguramente, a que es más fácil enviar un mail a toda la libreta de direcciones que
seleccionar a quien realmente pueda interesarle.
Si hemos recibido algo y decidimos que es bueno para compartir con nuestros amigos, pensemos muy
bien si lo que vamos a reenviar será del agrado de cada destinatario. Algo que a nosotros puede
parecernos maravilloso, sublime o gracioso, a otro puede parecerle vulgar, grosero, inútil, insulso o
totalmente ajeno a sus intereses. Si nos dedicamos a enviar mensajes religiosos a personas que no son
religiosas, o chistes o fotos pornográficas a gente que no quiere recibir este tipo de cosas, se creará un
malestar o un distanciamiento con esas personas.
Por eso, es mejor pensar cuáles de nuestros contactos pueden llegar a apreciar lo que queremos
compartir y enviárselo sólo a ellos.
4.4. Archivos que conviene no enviar por Formato
4.4.1. Formatos propietarios
Un formato propietario es un formato propio de algún programa específico, cuyo código fuente no
está a disposición del público y en el cual el titular de los derechos no permite la copia,
modificación o estudio.
Si le enviamos a alguien un archivo creado con software propietario, y esta persona no dispone del
software para leerlo, no podrá ver ese archivo.
Si ese software es gratuito y está disponible en la web para su descarga, el destinatario decidirá si
hace el esfuerzo de buscarlo, descargarlo, instalarlo y, si es un usuario precavido, informarse si ese
software no tiene contraindicaciones (spyware u otras bondades). Esto es muy engorroso aunque
algún usuario puede llegar a hacerlo para salvar el problema. Pero si se trata de software comercial,
es imposible, ya que nadie comprará un software solamente para leer un archivo que le envían por
correo electrónico. Por este motivo, no debemos enviar nunca archivos con formatos propietarios,
excepto que sepamos con certeza que el destinatario dispone del software necesario para leer ese formato. Conviene enviar siempre archivos con formatos universales, que cualquier persona
pueda leer porque se dispone de visores en forma gratuita y para todas las plataformas.
Analicemos uno de los casos más comunes: los archivos de Word. Algunos de los mayores
problemas relacionados con el intercambio de archivos de texto ocurren con este programa.
Es muy habitual que la gente envíe archivos de Word cuando quiere compartir un texto sin saber si
el destinatario dispone de ese software.
Incluso empresas o gobiernos envían archivos de Word por correo electrónico o ponen a
disposición de todos, archivos de este tipo para descargar desde sus sitios Web. Dan por sentado
que todo el mundo utiliza este software.
Pero este software está incluido en el paquete Office, de Microsoft, que cuesta cientos de dólares.
De hecho, hay cada vez más gente que se niega a utilizar software propietario o a pagar cientos de
dólares por un programa y no les parece correcto (que no lo es) utilizar copias no autorizadas o
“crackeadas”.
Por otro lado, hay cada vez más usuarios que ni siquiera utilizan el sistema operativo Windows.
Por estas razones se hace absolutamente necesario enviar archivos en formatos universales, que
puedan ser leídos por todos.
Como si fuera poco, hay programas que presentan conflictos entre sus diferentes versiones. En caso
de que el destinatario disponga de una versión del programa anterior a la nuestra, probablemente
tendrá problemas para leer nuestro archivo.
De esta forma, sería posible únicamente enviar archivos creados con software propietario cuando estamos
seguros de que nuestros destinatarios también utilizan ese software y tienen una versión similar a la nuestra.
Estas son las razones por las cuales no es aconsejable enviar, por ejemplo, archivos de Word por correo
electrónico.* No debemos suponer que nuestro destinatario posee ese software o utiliza siquiera el sistema
operativo Windows.
Si sabemos con certeza que el destinatario es usuario de Word podremos enviarle archivos de este tipo sin
problemas. Si no lo sabemos, es necesario consultarle o sin más enviar archivos con formatos universales.
(Más información:Podemos acabar con los archivos adjuntos en Word, por Richard M. Stallman
http://www.gnu.org/philosophy/no-word-attachments.es.html)
4.4.2. Formatos universales
Como hemos visto en el capítulo anterior, nos conviene utilizar formatos universales para compartir
nuestros documentos.
Algunos de estos formatos son TXT, HTML y PDF.
Cada uno de ellos tiene sus características particulares y tendremos que decidir cuál nos conviene
utilizar en cada situación.
Pero los tres tienen en común que son formatos que pueden ser leídos en cualquier plataforma; hay
editores y visores gratuitos para cada uno de ellos y son ampliamente difundidos entre todos los
usuarios. Si utilizamos estos formatos no tendremos inconvenientes con nuestros destinatarios. Otro
tipo de formatos posiblemente nos traerán problemas.
¿Qué formato utilizar?
El formato que utilicemos dependerá de varios factores: del tipo de texto; de si queremos que el destinatario
pueda modificar el texto o si, por el contrario, no queremos que pueda modificarlo; si queremos incorporar
elementos de diagramación, estilos de fuente, alineación, etc, y muchos otros factores.
Básicamente, podemos utilizar estos formatos en las siguientes situaciones:
TXT: Si queremos compartir textos sin ningún tipo de diagramación. HTML: Archivos con estilos de
fuentes, columnas o imágenes pueden ser creados exitosamente en formato HTML.
También es muy útil para crear documentos con enlaces o incluso varios documentos enlazados entre sí.
PDF: Ideal para compartir documentos con un diseño más elaborado y si queremos que se mantenga su
aspecto original.
También es útil si no queremos que el documento sea modificado.
4.4.2.1.Formato TXT
Simple y puro TXT es el formato de texto simple, también conocido como texto puro, texto plano o formato ASCII.
Este es el formato más adecuado para compartir un texto que no requiera ninguna diagramación debido
a que es el más liviano, no lo afectan los virus y puede leerse sin problemas en cualquier plataforma.
Es el formato básico y el ideal para escribir un texto y, luego, una vez que éste está terminado y
corregido, y si es necesario, podremos darle la diagramación que querramos utilizando un procesador
de textos, un editor HTML o un programa de maquetación. No es necesario escribir todos nuestros
textos en un procesador. Es más, mucha gente no utiliza procesadores de texto, sino editores de texto,
más simples, ágiles, livianos y gratuitos.
Para escribir artículos, notas, ideas, o prácticamente cualquier texto, no es necesario un procesador sino
un simple editor de texto.
Luego, si es necesario, cosa que seguramente ocurrirá sólo con una parte de los documentos, sí
podremos diagramarlo con el programa que elijamos.
Si utilizamos un procesador de texto para escribir pequeños textos o notas, sin ningún tipo de
diagramación, en lugar de un editor de texto simple, agregaremos los siguientes problemas:
El archivo generado puede tener un tamaño varias veces mayor que un archivo con el mismo texto
escrito en texto simple.
Como ejemplo, este documento en texto puro ocupa 56 kb.
En un procesador de textos, sin imágenes ni diagramación, sólo el texto, ocupa 204 kb.
Casi 4 veces más.
El archivo generado puede llegar a contener virus.
Puede haber incompatibilidades con la versión del programa del destinatario o incluso puede no ser leído.
No quiero decir que no debamos utilizar procesadores de texto, sino que los utilicemos cuando realmente nos
hagan falta.
Hay textos que requieren ser escritos directamente en un procesador de textos o hay personas que necesitan
escribir directamente en procesadores de textos porque deben contar caracteres o palabras o dividir en
capítulos, etc.
Por eso mismo lo más aconsejable sería utilizar cada programa para lo que sirve, para lo que mejor hace y
utilizar el programa más conveniente para lo que queremos hacer. Y para escribir textos que no tendrán
ningún tipo de diagramación, lo más conveniente es utilizar editores de textos.
Yo mismo, por poner un ejemplo, me ahorro muchísimos Mb de disco rígido (y Cds de backups) utilizando el
formato TXT en lugar de un procesador de textos ya que cada día creo varios nuevos archivos de texto.
Si escribiera directamente en un procesador me ocuparían, como ya vimos, unas 4 veces más.
Para escribir en texto puro, simplemente con el Bloc de notas, incluido en todas las versiones de Windows,
podremos generar archivos de texto perfectamente legibles en cualquier plataforma. Sin embargo, el Bloc de
notas es muy limitado por lo que es conveniente utilizar otros programas más completos.
Existen varios de estos programas gratuitos, livianos, muy buenos y con muchas más funcionalidades que el
Bloc de notas, por ejemplo:
● EditPad Lite http://www.editpadpro.com/editpadlite.html
● Metapad http://welcome.to/metapad
● LopeEdit http://www.lopesoft.com/ EditPadLite
4.4.2.2. Formato HTML
HTML es un formato muy recomendable cuando queremos enviar un texto con alguna diagramación
ya que es muy liviano y puede ser leído en cualquier plataforma utilizando un navegador web.
Aclaración: no confundir con enviar mensajes de correo electrónico en formato HTML.
Nos estamos refiriendo aquí a crear documentos HTML y enviarlos como adjuntos. Podemos crear
documentos HTML de diversas formas: Utilizando un editor de código HTML
Hay varios programas gratuitos y muy buenos, como:
Arachnophilia
http://www.arachnoid.com/arachnophilia/ AceHTML
http://software.visicommedia.com/en/products/acehtmlfreeware/ pero necesitaremos conocer el lenguaje
HTML para utilizar estos programas. Arachnophillia Utilizando un editor WYSIWYG
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Los editores llamados WYSIWYG (What you see is what you get, “lo que ves es lo que obtienes”) son los
editores “visuales” donde en lugar de escribir código HTML insertamos directamente los elementos (tablas,
imágenes, formularios) y a medida que creamos el documento vamos viendo el resultado final.
Los hay pagos, como FrontPage, de Microsoft, y Dreamweaver, de Macromedia; o gratuitos
como Mozilla Composer, por ejemplo, que viene incluido en la suite Mozilla
http://www.mozilla-europe.org/es/products/mozilla1x/
Documento HTML, creado en Mozilla Composer
Convirtiendo a HTML en un procesador de textos
Si no queremos utilizar un editor HTML, pero disponemos de un procesador de textos como Open Office
Writer o Microsoft Word, podremos hacer lo siguiente:
En Microsoft Word: abrimos nuestro archivo de Word, vamos a Guardar como y lo guardamos como
“Página web”, o lo que es mejor aun, “Página web, filtrada”, que eliminará todas las etiquetas de Word,
generando un documento bastante más liviano y con un código mucho más limpio.
En Open Office: abrimos el archivo en Open Office Writer, vamos a Guardar como y lo guardamos como
“Documento HTML”.
En ambos casos hay que destacar que no siempre se mantendrá exactamente el aspecto original del
documento.
4.4.2.3. Formato PDF
“PDF es un formato de archivo universal que mantiene las fuentes, imágenes, gráficos y apariencia de
cualquier documento de origen, independientemente de la aplicación y plataforma utilizadas para
crearlo”, como lo define Adobe en su sitio Web. Es ideal para compartir y visualizar archivos sin
perder el aspecto del documento original ya que su uso está muy difundido entre la mayoría de los
usuarios debido a que desde hace años existe un visor, el Acrobat Reader, disponible en forma
gratuita para todas las plataformas. Es un formato original de Adobe y durante años su principal
problema consistió en la creación de documentos ya que sólo podía hacerse con Adobe Acrobat, un
software pago, o en forma gratuita en el sitio Web de la empresa.
Pero hace un tiempo Adobe liberó el formato y ya hay varias aplicaciones gratuitas que crean
documentos PDF.
Algunas de ellas son:
PrimoPDF http://www.primopdf.com
Cute http://www.acrosoftware.com/Products/CutePDF/writer.asp
Y tal vez una de las mejores opciones sea OpenOffice, que describiremos en el próximo capítulo.
4.4.2.4.OpenOffice
OpenOffice es una excelente opción para compartir documentos, ya que nos permite crear o convertir
archivos en todos los formatos que, como ya hemos visto, son los más convenientes para enviar por
correo electrónico sin problemas a nuestros destinatarios. Sin ir más lejos, este documento fue escrito,
diagramado, y la versión PDF fue convertida a ese formato, en OpenOffice.
Además de ser un excelente paquete de oficina (con aplicaciones como procesador de textos, hoja de
cálculo, presentaciones, base de datos, etc.) nos permite crear archivos TXT, convertir a PDF en un
click y también dispone de un editor HTML.
Y por si fuera poco, es gratuito, de código libre, ofrece gran compatibilidad con otros paquetes de
oficina y está disponible tanto para Windows como para Linux. ¿Se puede pedir algo más?
Podemos descargar la última versión en castellano desde http://es.openoffice.org OpenOffice
5. ¿Y este archivo con qué se abre?
Cuando recibimos un archivo creado con un programa que no tenemos instalado en nuestro equipo, éste se
representa con el siguiente icono:
Todos los archivos tienen, además de su nombre y el icono que lo representa, una extensión que nos indica
de qué tipo de archivo se trata (.exe es un archivo ejecutable; .jpg es un archivo de imagen).

Puede suceder que nos envíen archivos de formatos que no conozcamos y no sepamos entonces cuál es el
programa que puede leerlo. Para saber cuál es el programa que abre ese archivo podemos consultar algún
diccionario de extensiones online, por ejemplo:
Diccionario de extensiones de archivos
http://www.glosarium.com/list/7/
Extensión no asociada con el programa correspondiente
Puede suceder también que tengamos el programa que abre ese archivo pero que la extensión no esté
asociada a ese programa. En este caso, el archivo se representará también con el icono
Lo que tendremos que hacer en ese caso es asociar esa extensión con algún programa capaz de leerla.
Tutorial
Asociar una extensión a un programa determinado
Para asociar una extensión a un programa determinado procedemos de la siguiente manera:
􀂷 Guardamos el archivo que nos enviaron en el disco rígido.
􀂷 Desde el Explorador de Windows o desde cualquier carpeta abierta, vamos a
Herramientas > Opciones de carpeta > Tipos de archivo
􀂷 Seleccionamos la extensión que nos interesa y pulsamos en Cambiar...
􀂷 Allí elegimos el programa con el cual queremos que se abra esa extensión.
En Opciones avanzadas podremos cambiar el icono asociado a esa extensión y también si queremos que la
extensión siempre sea vista (lo cual es muy recomendable).
6. Archivos de imagen
Algunos de los mayores problemas al enviar adjuntos por correo electrónico se los llevan las imágenes.
Escáneres de miles de dpi y cámaras digitales de varios mega píxeles digitalizan imágenes y toman
fotografías con muchísima calidad pero generan archivos de gran tamaño que son inconvenientes para
enviar por correo electrónico.
Dependiendo de la resolución máxima de la cámara o el escáner, estos archivos pueden ser de varios Mb.
Si el objetivo es enviar una imagen por correo electrónico para que sea vista únicamente en
pantalla o impresa en pequeñas dimensiones, tendremos que reducir su tamaño.Esto se logra
reduciendo sus dimensiones, reduciendo su resolución y convirtiéndola a un formato comprimido
(JPEG, GIF o PNG).
Si nuestro sistema operativo es Windows XP, podremos hacerlo utilizando su Asistente para enviar
imágenes por correo electrónico.
Si no utilizamos este sistema operativo, podremos hacerlo con cualquier programa de edición de imágenes.
Existen incluso programas gratuitos destinados únicamente a la reducción de imágenes.
Imágenes más comunes entre formatos
JPEG (.jpg) (Joint Photographic Experts Group) -Formato de imagen con compresión con pérdida. Se
puede obtener una gran reducción en el tamaño del archivo, aunque a mayor reducción en el tamaño, también
será mayor la reducción de calidad. Es el formato más utilizado para enviar fotografías por correo electrónico
o incluirlas en páginas Web.
GIF (.gif) (Graphics Interchange Format) -Formato de imagen con compresión.
PNG (.png) (Portable Network Graphics) -Formato de imagen con compresión sin pérdida. No debe pagar
patentes. Es aconsejado para reemplazar al formato GIF, que sí debe pagar patentes.
BMP (.bmp) (Bitmap) -Sigla de Bitmap (mapa de bits). Formato de imagen sin compresión.
TIFF (.tif) (Tag Image File Format) -Formato de imagen sin compresión.
Para tener una mejor idea sobre las diferencias entre los formatos de archivos de imagen más comunes
podemos ver la siguiente tabla:
Formatos de archivos de imagen
comunes:http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/presentation/table7-1.html
6.1. Cómo reducir el tamaño de una imagen para enviarla por correo electrónico utilizando el

Asistente de Windows XP
Windows XP dispone de un asistente para enviar imágenes por correo electrónico, que en unos
sencillos pasos crea una copia reducida sin modificar la imagen original. Si estamos enviando una
imagen en formato .jpg o .gif, se mantendrán los formatos. Si estamos enviando un archivo .tif, .bmp
o .png, además de reducir su tamaño, será convertido a .jpg.
Tutorial
Reducir el tamaño de una imagen para enviarla por correo electrónico utilizando el Asistente de
Windows XP
1) Inicio > Mis imágenes.
2) Buscar la carpeta donde están las imágenes que queremos adjuntar.
3) Seleccionar las imágenes que vamos a enviar, utilizando la tecla Ctrl presionada a la vez que
seleccionamos los archivos, si fueran más de uno.
4) En el menú lateral izquierdo, en Tareas de archivo y carpeta, hacer un click en
Enviar este archivo por correo electrónico, si adjuntamos una sola imagen; o
Enviar por correo electrónico los elementos siguientes, si adjuntamos dos o más imágenes.
Si no tenemos el menú lateral izquierdo, vamos a Herramientas > Opciones de carpeta... y seleccionamos
Mostrar tareas comunes en las carpetas.
También podemos, una vez seleccionada/s la/s foto/s, hacer click en el botón derecho del mouse > Enviar a >
Destinatario de correo
5) Aparecerá un cartel donde deberemos elegir entre “Hacer todas mis imágenes más pequeñas”
y “Mantener los tamaños originales”.
Si pulsamos en “Mostrar más opciones...” podremos elegir entre 3 dimensiones predeterminadas:
Pequeño (cabe en una ventana de 640 x 480) recomendable si la imagen será vista únicamente en
pantalla.
Mediano (cabe en una ventana de 800 x 600) con esta resolución podremos imprimir la imagen en
10 x 15 cm.
Grande (cabe en una ventana de 1024 x 768) con esta resolución podremos imprimir la imagen en
13 x 18 cm.
Si no pulsamos en “Mostrar más opciones...” se convertirán por defecto a 640x480.
Elegimos “Hacer todas mis imágenes más pequeñas” y aceptamos.
6) Luego de unos momentos se abrirá un nuevo mensaje de correo electrónico de nuestro cliente de
correo predeterminado con los archivos ya adjuntados y listos para enviar.
Sólo tendremos que colocar la dirección del destinatario y enviarlo.
6.1. Cómo reducir el tamaño de una imagen para enviarla por correo electrónico en forma manual
Si no utilizamos Windows XP o si queremos reducir la resolución y/o las dimensiones de las imágenes
sin utilizar el asistente, podemos recurrir a cualquier software de edición o redimensionamiento de
imágenes.
Entre el software comercial podremos encontrar Adobe Photoshop, Corel Photo Editor o PaintShop Pro.
Entre los gratuitos están The Gimp, IrfanView, PhotoResizer, PixResizer, PicSizer o muchos otros.
Generalmente, estos programas también nos permiten convertir las imágenes entre distintos formatos, siendo
los más comunes JPEG, PNG, GIF, BMP y TIFF.
Tutorial
Reducir el tamaño de una imagen para enviarla por correo electrónico en forma manual
Partimos de una fotografía de un paisaje, digitalizada con un scanner, en un formato sin comprimir (en este
caso, elegimos TIFF), que tiene las siguientes características:
Dimensiones en cm: 13,38x19,86 cm.Dimensiones en píxels: 1580x2346 píxeles (3,71 Mpixels)
Resolución: 300dpi Tamaño: 10.866 KB (10,6 MB)
El envío por correo electrónico de una imagen con estas características tendrá muchas probabilidades de fallar y de causar numerosos inconvenientes. Para usuarios que no dispongan del servicio de banda ancha (la
inmensa mayoría) será una tortura descargarla y usuarios que utilicen servicios con capacidad de
almacenamiento limitada o con límites en el tamaño de los mensajes entrantes, directamente no la recibirán.
Tendremos entonces que reducir el tamaño de la imagen. Las variables que manejaremos serán las
dimensiones, la resolución y el formato.
Utilizaremos IrfanView.
En primer lugar reducimos sus dimensiones a 808x1200 píxeles, y la resolución a 150dpi.
Imagen > Cambiar de tamaño > Establecer tamaño nuevo
En Ancho ingresamos 808 y en Alto 1199. Aceptamos y vamos a Imagen > Información
Vemos que el tamaño se reduce a 2,77 MB. Si además la convertimos a un formato comprimido como JPEG,
en calidad media, el tamaño se reduce a unos 300 KB.
Archivo > Convertir/Renombrar por lotes En Formato de salida elegimos JPEG.
Seleccionamos las imágenes que queremos convertir. Pulsamos Añadir y luego Comenzar.
Ya tenemos una imagen apta para ser enviada por correo electrónico. De todos modos, podemos reducirla aun
más. En lugar de a 150dpi podemos reducirla a 72dpi y tambien reducimos sus dimensiones a 400x593 pixels,
que es suficiente para ser vista en pantalla. Si la convertimos a JPEG, en calidad media, tendrá sólo 53 KB.
A cual formato convertir?
Si se trata de fotos conviene convertir una copia de la imagen a JPEG. En algunos casos, también puede
servirnos el formato PNG.
Si se trata de textos, logotipos, colores planos o cualquier imagen con pocas gradaciones de color,
conviene utilizar los formatos GIF o PNG.
Software gratuito que permite redimensionar y convertir imágenes:
IrfanView -http://www.irfanview.com/
The Gimp -http://www.thegimp.org
PhotoResizer -http://www.showyourphotos.com/photoresizer.html
PixResizer -http://bluefive.pair.com/free95.htm
PicSizer -http://www.axiomx.com/picsizer.htm
7. Archivos de sonido
Si queremos enviar un archivo de sonido por correo electrónico debemos asegurarnos que sea en un
formato comprimido, por ejemplo MP3 u OggVorbis, ya que, de otra manera, los tamaños son
descomunales.
Un archivo comprimido tendrá un tamaño unas 10 veces menor que en el formato original sin
comprimir WAVE (.wav).
En el siguiente ejemplo, vemos cómo una canción que dura 1:23 minutos en formato WAVE ocupa más de
11,3 Mb y en formato MP3 sólo 1,11 Mb.
Por otro lado, y debido al gran tamaño que, igualmente, tienen estos archivos, conviene preguntarle al
destinatario si está en condiciones de recibirlos. Existen numerosas utilidades gratuitas destinadas a convertir
entre distintos formatos.
Una de las mejores es
DbPowerAmp
http://www.dbpoweramp.com/ que facilita la conversión entre distintos formatos y otras aplicaciones
relacionadas con el sonido.
Además del programa, es necesario descargar e instalar los codecs para todo tipo de formatos
http://www.dbpoweramp.com/codec-central.htm
Sonidos más comunes
MP3 (.mp3)
Es un formato de compresión de sonido con pérdida. Convirtiendo un archivo de sonido de su original
WAVE sin comprimir a MP3 se obtiene un archivo entre 10 y 15 veces menor sin reducir en forma
apreciable por el oído la calidad del sonido.

Documento: Cómo enviar archivos adjuntos por correo electrónico
OGG VORBIS (.ogg)
Formato de compresión de sonido con pérdida.
Es un formato abierto, no es propietario y no debe pagar patentes, canones o royalties.
WAVE (.wav)
Formato de audio sin compresión, propiedad de Microsoft.
WINDOWS MEDIA AUDIO (.wma)
Formato de compresión de sonido con pérdida, propiedad de Microsoft.
8. Comprimir archivos
En ocasiones puede ser conveniente comprimir el/los archivo/s que enviaremos por correo electrónico.
Al comprimir uno o varios archivos lo que hacemos es reducir su tamaño e incluirlo/s en un archivo con
un formato de compresión (.zip, .rar, por ejemplo). El destinatario deberá contar también con software
capaz de descomprimir el archivo comprimido y recuperar el/los archivo/s original/es. Hay varios
programas que comprimen y descomprimen archivos en diversos formatos. Uno de los formatos más
habituales es el .zip.
Entre los programas más utilizados podemos encontrar:
Winzip
http://www.winzip.com/
Quickzip
http://www.quickzip.org/
Winrar
http://winrar.com.es/
Tutorial
Comprimir archivos con WinZip
WinZip es un programa shareware, es decir, que puede ser utilizado durante un período de evaluación, en
este caso, 21 días.
Pasado ese tiempo el usuario debería pagar la licencia a su autor, si desea seguir utilizándolo, o eliminarlo de
su computadora.
􀂷 Abrimos WinZip.
􀂷 Si tenemos una copia de evaluación, elegimos I agree. Si hemos pagado la licencia, este cartel no
aparecerá.
􀂷 Si tenemos configurado el programa para que ingrese como WinZip Wizard, pulsamos el botón
WinZip Classic. Pulsamos el botón New.
􀂷 Seleccionamos la carpeta donde queremos guardar el archivo comprimido.
􀂷 En el campo Nombre escribimos el nombre que queremos que tenga el archivo comprimido.
􀂷 Pulsamos el botón Add.
􀂷 Elegimos los archivos que queremos comprimir.
􀂷 Pulsamos Add.
􀂷 El archivo comprimido será creado en la carpeta que elegimos.
Otra forma de comprimir un archivo con WinZip es:
􀂷 Hacer un click con el botón derecho sobre el archivo que queremos comprimir (si fueran varios
archivos debemos seleccionarlos todos pulsando la tecla Ctrl).
􀂷 Se desplegará un menú contextual que incluye tres opciones de compresión:
1) Add to zip
􀂷 Hacemos un click en Add to zip.
􀂷 En Add to archive, elegimos la carpeta y el nombre del archivo comprimido.
􀂷 Pulsamos Add.
􀂷 Se creará el archivo comprimido en la carpeta y con el nombre que elegimos.
􀂷 Se nos mostrará una pantalla que incluye el tamaño original del archivo sin comprimir, el tamaño del
archivo comprimido y el ratio de compresión.
2) Add to nombre_del_archivo.zip
􀂷 Click en Add to nombre_del_archivo.zip (si el archivo que queremos comprimir se llama
Adjuntos.txt, la opción dirá Add to Adjuntos.zip).
􀂷 Se creará automáticamente el archivo Adjuntos.zip en la misma carpeta que el archivo sin comprimir.
3) Zip and E-Mail nombre_del_archivo.zip
Al igual que en la opción anterior, creará un archivo comprimido con el mismo nombre (pero con la extensión
.zip) y en el mismo directorio que el archivo sin comprimir, y además lo adjuntará a un nuevo mensaje de
correo electrónico en nuestro cliente de correo predeterminado.
Al comprimir un archivo, el ratio de compresión dependerá del tipo de archivo de que se trate.
En algunos formatos ganaremos apenas unos KB pero en otros formatos podremos reducir en un 30%, un
40% o un 60% el tamaño del archivo. Comprimir un formato de archivo ya comprimido (como JPEG y PNG
en imagen o MP3 y OGG VORBIS en sonido) prácticamente no reporta ninguna ganancia en tamaño.
Pero si queremos enviar, por ejemplo, una imagen en formato TIFF, que, sin comprimir, ocupa 1,5 Mb, y al
comprimirla logramos reducirla en un 50%, enviaremos un archivo que sólo ocupará unos 750 KB, lo que
puede hacer la diferencia entre que el mensaje entre y que no entre.
Por otro lado, si el destinatario utiliza una conexión dial up, ahorrará varios minutos de conexión y
seguramente lo agradecerá.
Comprimiendo un formato que no tiene compresión, como TIFF, logramos un ratio de compresión de un
40%.Comprimiendo un formato que ya tiene compresión, como JPEG, logramos un ratio de compresión de
apenas un 3%
9. Cortar archivos
Otra forma de enviar un archivo grande por correo electrónico es dividirlo en varias partes. Podemos
configurar Outlook Express para que divida archivos mayores a un determinado tamaño.
De esta forma, el archivo se cortará en varias partes que serán enviadas en igual cantidad de mensajes.
Estas partes volverán a unirse una vez que el destinatario termine de descargarlos.
Nota: esta opción sólo sirve si el destinatario también utiliza Outlook Express, o algunos otros clientes de
correo, como Microsoft Outlook o The Bat!, pero no todos. En otros clientes de correo, el destinatario
recibirá todas las partes por separado pero estas no podrán volver a unirse y el archivo no podrá ser leído.
Tutorial
Separar mensajes en Outlook Express
● Para configurar esta propiedad de Outlook Express, vamos a Herramientas
> Cuentas > Correo.
● Seleccionamos nuestra cuenta de correo y vamos a Propiedades >
Opciones avanzadas.
● En Envío seleccionamos Separar mensajes mayores de y elegimos el
tamaño a partir del cual queremos que divida los archivos.
● Una buena idea es separar los mensajes en partes no mayores a 600 o 700
kb para asegurarnos de no enviar mensajes mayores a 1 Mb, que podrán ser rebotados por algunos servidores
de correo.
● Aceptar. ● Cerrar.
También podemos utilizar algún software gratuito para cortar archivos en varias partes, como por ejemplo:
Hacha
http://www.hacha.org/
Con este software podremos cortar archivos de gran tamaño en varios cortes del tamaño que querramos.
Luego podremos enviar cada parte en mensajes separados para evitar problemas y restricciones de los
servidores.
El destinatario deberá instalar Hacha para poder volver a unir los cortes.
10. Glosario
Se incluye un breve glosario ya que se mencionan algunos términos muy específicos de algunas áreas
como imagen digital.
Por otro lado, algunas palabras incluídas en este documento pueden generar confusiones en determinado
contexto ya que son utilizadas para denominar diferentes cosas. Para algunos términos, se incluye además
una aclaración respecto de la acepción utilizada en este documento.

Imagen
􀂷 Píxel (px) (contracción de las palabras picture y element (elemento de la imagen)).
Se denomina píxel a la parte más pequeña de la pantalla de un monitor o a la parte más pequeña en que se
divide una imagen digital.
Una imagen digital o la pantalla de un monitor están formadas por varios pequeños puntos denominados
píxeles. A mayor cantidad de píxeles, mayor definición.
􀂷 Megapixel -Un millón de píxeles.
Se utiliza generalmente para medir la resolución de las cámaras digitales.El número surge de multiplicar los
píxeles de alto por los píxeles de ancho de la imagen. Por ejemplo, en una imagen que tiene 1580 x 2346
píxeles, multiplicamos el ancho por el alto y obtenemos 3.706.680 píxeles, es decir, 3,71 Mpx.
􀂷 Resolución-Cantidad de puntos por pulgada (dpi) utilizados en la captura o impresión de una
imagen.Una imagen con una resolución de 300 dpi, está formada con 300 puntos por pulgada.
􀂷 dpi (dot per inch) (puntos por pulgada; ppp)-Mide la resolución de captura o impresión de una
imagen.Una impresora que imprime a 600 dpi, imprime 600 puntos por pulgada.A mayor cantidad de
dpi, mayor definición.
Medidas de memoria o capacidad de almacenamiento
􀂷 Bit (b)-Unidad mínima de información utilizada en informática.
􀂷 Byte (B)-Es la únidad básica de información. Está formado por 8 bits.
􀂷 Kilobyte (KB, K)-1.024 bytes
􀂷 Megabyte (MB)-1.024 kilobytes
􀂷 Gigabyte (GB)-1.024 megabytes
Archivos (o ficheros)
􀂷 Archivo ejecutable- Es un archivo que contiene las instrucciones para que la computadora
ejecute un programa.
􀂷 Extensión de un archivo- Caracteres (generalmente 3) que siguen al nombre de un archivo y
están antecedidos por un punto.
Indican al sistema operativo cómo debe ejecutarse ese archivo. Ejemplo: .jpg indica que es un archivo de
imagen; .exe que es un archivo ejecutable - Formato: se utiliza habitualmente para denominar las siguientes
cosas:
● El tipo de archivo (exe; jpeg; txt)
● Las medidas de una imagen (10x15 cm; 24x30 cm)
● Las medidas de una hoja de papel (A4; Legal)
● Al hecho de diagramar un texto (negrita, justificado, columnas). Se dice que un texto no tiene formato
cuando es texto simple o texto puro. Se dice que un texto tiene formato cuando está diagramado (está dividido
en columnas, está centrado, tiene algunas palabras en negrita o itálica, etc.).
¿Cuál es el formato de una imagen que estamos enviando por correo electrónico? Puede ser “10x15cm” o
también puede ser “bmp”. En este documento, la palabra formato se utiliza únicamente para denominar el
tipo de archivo -(exe; jpeg; txt).Tamaño: Se utiliza para denominar:
● Las medidas de una imagen (10x15 cm; 24x30 cm; 400x600px) ● Lo que ocupa un archivo (145kb;
24,2Mb). ¿Cuál es el tamaño de una imagen que estamos enviando por correo electrónico?
Puede ser “10x15cm”, pero también puede ser “400x600px” o también “595kb”. Aquí la utilizamos
únicamente para designar lo que ocupa un archivo (145kb; 24,2Mb)
11. Enlaces
● Rompecadenas -http://www.rompecadenas.com.ar
● Blog Rompecadenas -http://esiccardi.zoomblog.com
● Rompecadenas - Cómo usar el correo electrónico -http://www.rompecadenas.com.ar/correoa.htm
● Podemos acabar con los archivos adjuntos en Word por Richard M. Stallman
-http://www.gnu.org/philosophy/no-word-attachments.es.html
● Mostrar las extensiones y ver todos los archivos -http://www.vsantivirus.com/faq-mostrar-extensiones.htm
● Especial: Seguridad para redes y equipos -http://www.vsantivirus.com/especial-seguridad2004.htm
● Bloqueo de adjuntos en Outlook Express. ¡Déjelo así!- http://www.vsantivirus.com/adjuntos-oe6.htm
● Guía de supervivencia: Consejos para una computación segurahttp://
www.vsantivirus.com/guia-de-supervivencia.htm
● Diccionarios de términos informáticos
http://www.configurarequipos.com/diccionarioinformatico.php, http://www.tugurium.com/gti/contenidos.asp
http://www.clarin.com/suplementos/informatica/htm/v7/glosario.htm
● Iniciación a la imagen digital- http://www.hugorodriguez.com/cursos/curso-idigital00.htm
● Introducción a la digitalización de imágenes- http://www.desarrolloweb.com/articulos/1835.php?manual=47
● Peso de un fichero gráfico- http://www.desarrolloweb.com/articulos/1780.php?manual=47
● Optimización de ficheros gráficos- http://www.desarrolloweb.com/articulos/1805.php?manual=47
● Fundamentos de la compresión de imágeneshttp://
coco.ccu.uniovi.es/immed/compresion/descripcion/fundamentos/fundamentos.htm

Documento: Cómo usar el correo electrónico

1
CATEDRA DE COMUNICACIONES IA – FAUD – UNC – J. Rivera Garat – Prof. Titular
Documento: Cómo usar el correo electrónico
Cómo usar el correo electrónico Eugenio Siccardi- correo electrónico
Pautas de comportamiento para una comunicación electrónica grata y productiva
Para contactar al autor http://www.rompecadenas.com.ar-Este libro puede
descargarse en forma gratuita de http://www.rompecadenas.com.ar/guiacorreo.htm -
© 2002 - Eugenio Siccardi 1ª edición - Julio 2002 ISBN 987-43-4880-1
Índice
􀈗 Presentación
􀈗 Introducción Cómo usar el correo electrónico
􀈗 Netiquette (la etiqueta de la red). Algunas reglas para el buen comportamiento en Internet.
􀈗 Reenviar mensaje. Seguramente sabes cómo hacer esto. Pero no te lo saltees. Esta opción es en gran
medida la culpable de la falta de privacidad de las direcciones de mail.
􀈗 Responder al autor-Cómo responder correctamente un mensaje.
􀈗 Responder a todos
􀈗 Enviar mensaje a un grupo-Cómo enviar un mensaje a un grupo de destinatarios sin revelar sus
direcciones.
􀈗 Envío de archivos adjuntos-No te voy a enseñar cómo adjuntar un archivo sino por qué NO adjuntarlo.
􀈗 Mensajes en formatos HTML-Bonitos pero conflictivos.
􀈗 Configuración de nuestra cuenta de correo-Si no queremos perder ningún mensaje es imprescindible
configurar correctamente nuestra cuenta de correo electrónico.
􀈗 Firma automática. Backup: hacer un backup de nuestra libreta de direcciones y de los mensajes
importantes.
􀈗 ¿Por qué no llegan los mails que mando? Cómo NO usar el correo electrónico: abusos cometidos con el
mail
􀈗 Hoaxes
􀈗 Spam
􀈗 Virus Información complementaria
􀈗 Distribución de este e-book
Presentación
El correo electrónico acerca a las personas, ayuda a encontrar familiares y amigos alrededor del mundo, es
más barato que el teléfono o el correo postal, es una excelente herramienta comercial.
Pero también puede causarnos muchos problemas: .. Podemos vernos bombardeados por publicidad no
solicitada (spam);.. Vernos engañados con falsas cadenas de solidaridad o métodos para hacernos millonarios
(hoaxes);.. Recibir virus que afecten nuestra computadora.
Además, pueden sucedernos muchas otras cosas: que nos envíen archivos muy grandes y no podamos
descargarlos, que recibamos o enviemos mensajes que no se entiendan, que perdamos nuestra libreta de
direcciones, y muchos otros detalles que pueden hacer que una herramienta tan eficaz como el correo
electrónico se convierta en una molestia.
¿Para qué puede servirte esta información? Para no tener problemas con tus mails, para que los destinatarios
de tus mensajes puedan comprender claramente lo que querés transmitirles, para proteger tu cuenta de correo
(y tu privacidad) en todo lo que dependa de vos, para proteger la información almacenada en tu computadora.
Para utilizar el mail es necesario, además de saber manejar el programa, aprender algunas otras cosas.
Encontrarás algunas pautas que ayudarán a que tu comunicación electrónica sea una experiencia grata y
productiva.
Introducción
Este libro contiene algunos principios que te ayudarán a utilizar eficazmente el correo electrónico. No es un
manual de uso de ningún programa de correo, aunque a veces nos referiremos a alguno en particular.*
Es más bien una guía de comportamiento para la comunicación electrónica. Está dirigido a aquellas personas
que ya poseen los conocimientos básicos sobre la utilización de su programa de correo electrónico, es decir,
saben cómo enviar y recibir mails, qué es un archivo adjunto, etc., pero se encuentran con algunos problemas
2
CATEDRA DE COMUNICACIONES IA – FAUD – UNC – J. Rivera Garat – Prof. Titular
Documento: Cómo usar el correo electrónico
en el manejo cotidiano de su correspondencia electrónica.
Algunas de las reglas aquí mencionadas pueden ser aplicadas a los distintos servicios de Internet (chat, listas
de discusión, etc.) pero nos centraremos especialmente en el correo electrónico por ser el más difundido.
El libro se compone básicamente de 2 secciones:
Cómo usar el correo electrónico. Nos referiremos aquí a todas las cuestiones que hacen que un mensaje de
correo electrónico pueda llegar a destino y sea leído y comprendido por el destinatario sin ningún problema.
Cómo NO usar el correo electrónico: abusos cometidos con el mail. En esta sección nos centraremos en las
malas prácticas en que incurren los usuarios de correo electrónico, ya sea por desconocimiento o mala
intención (hoaxes, spam, envío de virus) y cómo protegerse de ellas.
Netiquette
El término Netiquette (la etiqueta de la Red) designa a un conjunto de reglas para el buen comportamiento en
Internet.
Estas reglas no son caprichosas sino que están respaldadas por la experiencia de quienes hace años utilizan el
correo electrónico y son la base en la que se apoya una comunicación electrónica fluida y efectiva.
Hay reglas específicas para los distintos servicios de Internet (listas de discusión, chat, foros, FTP, etc.).
Las que siguen son algunas de las que pueden aplicarse al correo electrónico:
1. Identificación clara del remitente y el destinatario
En una casa u oficina, puede ocurrir que varias personas utilicen la misma computadora y la misma cuenta de
mail. Por lo tanto:
􀈗 Debemos escribir el nombre de la persona a la que va dirigido el mail.
􀈗 También debemos firmarlo.
No es agradable recibir un mail que diga solamente "el envío fue despachado ayer". Recibo en mi trabajo
varios mails de este tipo a la semana. Como no tienen ni remitente ni destinatario, van a parar a la basura ya
que no sé de quién vienen ni a quién debo entregarlo.
2. Privacidad
El mail no es tan privado como parece. Debemos tener cuidado con lo que escribimos. Otras personas pueden
leerlo, ya sea en nuestra computadora, en la del destinatario o porque éste lo reenvía.
3. Del otro lado hay seres humanos
No olvidar que, aunque estemos mirando un monitor, lo que escribimos lo leerá una persona. Si recibimos un
mail que nos disgusta, lo mejor es esperar al día siguiente para contestarlo y no escribir algo delo que después
nos arrepintamos.
4. Cadenas
No reenviar ninguna cadena de mails. La inmensa mayoría son falsas y algunas pueden ser muy perjudiciales.
5. Alertas de virus
No reenviar ningún alerta de virus. La mayoría son falsos. Podés mantenerte actualizado sobre nuevos virus
suscribiéndote a los boletines de los sitios especializados. Encontrarás algunas direcciones en la página de
enlaces y en el Directorio Rompecadenas.
6. Mensajes publicitarios no solicitados (spam)
No enviar nunca mensajes publicitarios no solicitados. Si querés promocionar tu negocio o tu página web,
conseguí las direcciones de forma lícita, por ejemplo, poniendo un formulario en tu página o creando un
boletín.
Jamás compres o vendas direcciones de mail.
7. No responder ningún mensaje no solicitado
No responder ningún mensaje no solicitado ni siquiera con la palabra REMOVE o UNSUSCRIBE ya que
respondiendo estamos diciendo que nuestra dirección es válida.
Los spammers utilizan esta técnica para confirmar las direcciones con lo cual, en vez de dejar de recibir
mensajes, comenzamos a recibir más.
8. Subject o Asunto
No envíes un mensaje sin Subject. En el Subject o Asunto, describí breve y claramente el contenido del mail.
9. ¿De qué estás hablando?
No respondas un mail diciendo solamente “OK” o “Yo no”. Explica en forma concisa de qué estás hablando.
3
CATEDRA DE COMUNICACIONES IA – FAUD – UNC – J. Rivera Garat – Prof. Titular
Documento: Cómo usar el correo electrónico
10. No incluir todo el mensaje original en la respuesta
No incluyas, en la respuesta a un mensaje, todo el mail original. Suprimí lo que no sirva, dejando solamente
lo necesario para darle contexto a tu respuesta.
11. Reenviar mensajes
Si recibís un mail y querés reenviarlo asegúrate de borrar todas las direcciones que aparecen en el mensaje.
12. Enviar un mensaje a un grupo
Utilizá el campo "CCO" o "BCC" para escribir las direcciones cuando quieras enviar un mail a varias
personas. De esta manera evitás que todos conozcan las direcciones del resto de la lista.
13. No utilizar MAYUSCULAS
NO ESCRIBAS TODO EL MENSAJE EN MAYUSCULAS. Es cansador para leer e implica estar
GRITANDO.
Reenviar mensaje
Esta sencilla opción, mal utilizada, es una de las principales causantes de la falta de privacidad en Internet.
Todos los programas de correo electrónico disponen de ella y es muy útil cuando queremos reenviar a otra
persona un mensaje que recibimos ya que:
􀈗 Incorpora al nuevo mensaje el mensaje original.
􀈗 Incorpora al nuevo mensaje el subject o asunto original. 􀈗 Sólo debemos introducir la dirección del
destinatario en el campo correspondiente.
El problema radica en lo siguiente: incorpora al nuevo mensaje la dirección del remitente original.
De esta manera, cuando un mensaje se transforma en cadena, todas las direcciones anteriores van siendo
incorporadas a los nuevos mensajes y vistas por todos los que lo reciben. Si alguno de los que lo reenvían, lo
manda a toda su libreta de direcciones, todas estas direcciones se agregarán a los sucesivos reenvíos. Así es
como recibimos mails con cientos de direcciones en el cuerpo del mensaje pero el texto del mensaje ocupa 5
líneas. Y ésta es también una de las formas en que las personas que venden direcciones de mail a los
spammers arman sus bases de datos.
Soluciones
􀈗 No reenviar cadenas de mensajes.
La mayoría de los mensajes que vienen en cadena no merecen la pena de ser reenviados ya que casi todos son
falsos o engañosos (ver Hoaxes).Al reenviar un mensaje, utilizando la opción Reenviar mensaje o Forward
del programa de correo, se incorporan al nuevo mensaje todas las direcciones incluidas en los campos Para y
CC.
Para evitar esto, si deseás reenviar a varias personas un mensaje que recibiste, procedé de la siguiente
manera:
􀈗 Seleccioná la parte del mensaje que deseás reenviar, evitando las direcciones.
􀈗 Copiá y pegá en un mensaje nuevo.
􀈗 También podés clickear en Reenviar y eliminar las direcciones del cuerpo del mensaje.
De esta manera evitás que circulen todas las direcciones que venían en el mail.
Siguiendo estos simples consejos haremos nuestro aporte para mantener la privacidad de todos en Internet.
Responder al autor
Cuando alguien nos reenvía un mail de otra persona y queremos responderle al autor original, no podemos
usar la opción Responder al autor, ya que de esta manera estaríamos respondiéndole a quien nos reenvió el
mail y no a la persona correcta.
Veamos un ejemplo:
Un cliente envía un mensaje a la dirección de mail principal de una empresa (info@empresa.com).
Quien lo recibe, lo reenvía al departamento correspondiente a la consulta (ventas@empresa.com).
Si quien contesta el mensaje, lo hace utilizando la opción Responder al autor, la respuesta le llegará a
info@empresa.com y no al cliente, que sería el verdadero destinatario del mensaje. En este caso
correspondería escribir el mail en un mensaje nuevo colocando en el campo Para la dirección del cliente.
Es muy habitual que se produzcan estas confusiones que, en ocasiones, pueden llegar a causar verdaderos
problemas.
He sido testigo de algunas situaciones desagradables por esta causa.
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Documento: Cómo usar el correo electrónico
Por ejemplo, A recibió de B algo que envió C y en lugar de escribirle a C en un mensaje nuevo hizo click en
Responder al autor. Le agregó algunos comentarios criticando a B y lo envió.
El mensaje lo recibió B y no C.
No sé qué habrá pasado luego entre ellos, pero este tipo de situaciones puede ser causa de disgustos, peleas,
etc.
Por lo tanto, no es mala idea antes de enviar el mail, chequear si la dirección a la que queremos que llegue es
la correcta.
Responder a todos
La opción Responder a todos no es muy utilizada.
Podemos usarla básicamente cuando estamos intercambiando información con un grupo de personas.
Pero además de los puntos tratados en el capítulo Netiquette sobre cómo responder un mensaje, conviene
tener en cuenta lo siguiente:
􀈗 Cuando recibimos un mensaje que fue enviado también a otras personas y utilizamos la opción
Responder a todos, el mensaje que redactemos será enviado a todas las direcciones que venían en los campos
Para y CC.
Esta es una opción que hay que utilizar con mucho cuidado ya que puede sucedernos creer estar
respondiéndole sólo al autor y en realidad nuestra respuesta es recibida por varias personas a las que no les
interesa o que no queremos que la lean.
Enviar mensaje a un grupo
Como vimos en la Netiquette, enviar un mensaje a un grupo de destinatarios puede ser la causa de la pérdida
de privacidad de sus direcciones.
Para enviar un mensaje a un grupo sin revelar sus direcciones, hay que proceder de la siguiente manera:
􀈗 Utilizá el campo “CCO” o “BCC”.
Todas las direcciones que incluyas en estos campos no serán vistas por las personas que reciben el mensaje.
Lo que verán los destinatarios será, por ejemplo, la leyenda Undisclosed Recipients. Dependiendo del tipo de
mensaje que estamos enviando, o si se trata de un grupo de personas con las que no tenemos un trato habitual,
tal vez convenga hacer un envío personalizado en lugar de uno masivo e impersonal.
Si estamos enviando, por ejemplo, una gacetilla o una nota de prensa, es mucho mejor enviar uno por uno los
mails agregando el nombre, en este caso, del redactor o periodista a quien va dirigido. Esto generará mayor
respuesta a tu mensaje ya que se trata de una comunicación personal y no grupal.
Por otro lado, en ocasiones es conveniente y hasta “ético”, por decirlo de alguna manera, que se vean las
direcciones de las personas a quienes estamos enviando el mail.
Por ejemplo, si estamos estableciendo una comunicación con varias personas que se conocen (me refiero a
una comunicación verdadera, no a reenviar una cadena), es de muy mal gusto ocultar las direcciones, ya que
de esta forma el receptor no sabe que otros también están recibiendo el mensaje.
Envío de archivos adjuntos
Por el momento y debido al pobre ancho de banda con que aún cuenta la gran mayoría de los usuarios, debe
tenerse mucho cuidado con el envío de archivos adjuntos ya que demoran más tiempo en descargarse y, por
otro lado, pueden contener virus.
Un archivo de 1 Mb puede tardar en descargarse hasta 15 minutos o más, dependiendo del tráfico del servidor
de destino y la velocidad del modem del destinatario.
No nos molestaría recibir un archivo de 1 Mb importante para nuestro trabajo pero si estamos 15 minutos
bajando un archivo y después resulta que se trata de una bonita tarjeta animada podemos llegar a molestarnos
con la persona que la envió.
La primera que recibimos puede resultarnos divertida. A la décima, comenzaremos a maldecir. A la Nº 100
querremos romper todo. Un fin de año recibí una tarjeta que pesaba 2 Mb y quiero utilizar este ejemplo para
mostrar cómo una simple tarjeta de fin de año puede afectar el rendimiento de toda la red.
La tarjeta, como dije, pesaba 2 Mb y fue enviada a unas 50 personas (dicho sea de paso, la persona que la
envió escribió las direcciones en el campo CC en lugar del campo CCO, con lo cual los 50 nos enteramos de
las direcciones de todos).
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Documento: Cómo usar el correo electrónico
El envío de esta tarjeta insumió:
􀈗 50 mails x 2 Mb = 100 Mb de espacio en el disco del servidor de origen (y muchos otros recursos, ya que
la mayoría de los programas de correo electrónico envían un solo mail. El servidor se encarga de preparar los
50 mails iguales, uno con cada dirección). 􀈗 50 mails x 2 Mb = 100 Mb de espacio en los distintos
servidores de destino.
􀈗 Total: 200 Mb (sin contar con las devoluciones por direcciones inexistentes o por servidores con límites
en el tamaño de los archivos). Una sola tarjeta ocupó 200 Mb durante un tiempo (este tiempo será variable,
pero puede llegar a ser de varios días).
Es incalculable la cantidad de tarjetas que se envían en las fiestas de fin de año, pero supongo que serán unos
cuantos millones. Los números son escalofriantes.
Por eso, es conveniente restringir el envío de archivos adjuntos.
En conclusión, debemos tener en cuenta los siguientes puntos:
􀈗 Que el archivo sea importante para el destinatario. Recordar que el envío y la descarga de mails insumen
tiempo y dinero.
􀈗 No enviar archivos de gran tamaño (he visto gente intentar enviar archivos de 28 Mb a través de una
conexión dial-up a 33600 bps). 􀈗 Si tenemos necesidad de enviar archivos de gran tamaño (mayores de 1
Mb) debemos asegurarnos de que el destinatario puede recibirlos:
􀈗 Hay servidores, sobre todo los que ofrecen direcciones de mail gratuitas, que no aceptan archivos de gran
tamaño (en general, el límite es 1 Mb). Estos mismos servidores tienen un límite en la cantidad de
información que puede almacenar la cuenta de mail. Si la casilla está llena, nuestro mail no entrará.
􀈗 Hay usuarios que disponen de conexiones lentas con lo cual un mail de gran tamaño tardará mucho en
bajar o incluso no podrá hacerlo y trabará la descarga de sus mails. Recordar que no todos disponen de
conexiones de banda ancha. Con el advenimiento de la banda ancha, los usuarios que disponen de ella,
comenzaron a enviar indiscriminadamente archivos descomunales. Si quien los recibe también dispone de una
conexión de este tipo no tendrá problemas. Pero si se conecta a través de la línea telefónica no le agradará que
le envíen un video de 20 Mb que no le interesa y le impide descargar su correo con normalidad.
􀈗 No enviar el archivo adjunto solamente, sino saludar, firmar y colocar una leyenda en el cuerpo del
mensaje diciendo algo así como “adjunto te envío información sobre tal tema” para que el destinatario esté
seguro de que no se trata de un virus enviado en forma automática desde una computadora infectada. Lo
mejor es poner además el nombre del archivo.
􀈗 Asegurarnos de que el archivo salga sin virus.
􀈗 No escribas un mensaje en un procesador de texto y lo envíes como adjunto, cuando podés escribirlo
directamente en el cuerpo del mensaje. No obligues al destinatario a tener que abrir otro programa
innecesariamente para leerlo. No todos utilizan el mismo procesador de texto y tal vez algunos no puedan
abrir el archivo.
Además, aumentás las posibilidades de enviar un virus y tu mensaje será mucho más “pesado” y tardará más
en bajar.
Como ejemplo, el párrafo anterior escrito directamente en el mensaje, en sólo texto, “pesa” 2 kb, mientras que
en un archivo de Word “pesa” 19 kb. Casi 10 veces más.
EMensajes en formato HTML
No recomiendo la utilización de mensajes en formato HTML por las siguientes razones:
􀈗 Están expuestos a muchas vulnerabilidades que permiten la potencial ejecución de código maligno.
Por ejemplo, la mayoría de los virus más difundidos (como el Klez o el Badtrans) utilizan el formato HTML
de los mensajes de correo electrónico.
􀈗 Un mensaje en formato HTML ocupa un tamaño mucho mayor que el mismo mensaje en sólo texto.
􀈗 Hay personas que utilizan programas que no pueden leer este formato, con lo cual tu mensaje se verá
lleno de caracteres extraños. 􀈗 Por otro lado, sucede una cosa bastante molesta con los programas que sí
pueden leerlo.
Si utilizás una conexión dial-up y tenés configurado tu programa de correo para que cuelgue la conexión
telefónica una vez que terminó de recibir los mensajes, puede suceder que los mensajes en formato HTML no
hayan terminado de bajar completamente (o sea, entra el HTML pero no las imágenes incrustadas), con lo
cual cada vez que selecciones este mensaje para leerlo, se disparará automáticamente la conexión de acceso
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Documento: Cómo usar el correo electrónico
telefónico para intentar descargar las imágenes.
Esta es la razón por la cual algunas personas encuentran que su computadora está conectada sin que ellos se
hayan dado cuenta. Por estas razones, creo que el envío de mensajes en formato de sólo texto aun sigue
siendo la mejor opción.
Para que tus mensajes sean enviados en formato de sólo texto, es necesario ir a Herramientas > Opciones >
Enviar y en Configuración de formato de envío de correo elegir la opción Texto sin formato.
También recomiendo desactivar la opción Responder a los mensajes en el formato en el que se enviaron .
Configuración de nuestra cuenta de correo
Es fundamental que nuestro programa de correo esté bien configurado con todos nuestros datos para que no
se nos pierdan mensajes y para que los destinatarios sepan rápidamente quién les está escribiendo. Todos los
programas de correo tienen opciones similares, aunque para los ejemplos nos basaremos en Outlook Express.
Para verificar que la cuenta esté bien configurada, tenemos que ir a Herramientas > Cuentas > Correo y
hacer doble click sobre nuestra cuenta.
En General veremos algo así:
Nombre
Puede ser el nombre y apellido si es de una persona o el nombre o razón social si es una empresa.
Puede parecer redundante detenernos en este punto pero muchas personas en vez de su nombre o el de su
empresa colocan aquí sus sobrenombres o cosas más disparatadas como el nombre de sus mascotas o el de su
dibujo animado preferido, con lo cual el destinatario no tiene idea de quién le está escribiendo Si encima el
remitente no firma el mensaje, nadie sabrá quién lo escribió.
Dirección de correo electrónico
Aquí debemos colocar nuestra dirección de correo teniendo especial cuidado en que esté bien escrita.
Aunque parezca mentira, hay mucha gente que escribe mal su propia dirección de mail.
Si la escribimos mal todas las personas que reciban nuestros mails e incorporen nuestra dirección a su libreta,
la tendrán equivocada y cada vez que nos escriban el mensaje se perderá.
También sucederá lo mismo cuando alguien responda a nuestros mensajes utilizando la opción Responder al
autor.
Dirección de respuesta
Si no colocamos nada aquí, la dirección de respuesta por defecto será la misma que hayamos ingresado en
Dirección de correo electrónico.
Incluir la cuenta al recibir correo electrónico o sincronizar
Si esta opción está activada se descargarán los mensajes entrantes de esta cuenta al pulsar el botón Enviar y
recibir.
Si no está activada, no se descargarán aunque sí podremos enviar mensajes con esta dirección.
Si pulsamos en Servidores tendremos las siguientes opciones:
Los datos que figuran aquí son fundamentales para que podamos enviar y recibir mails.
Correo entrante / Correo saliente
Aquí deberemos escribir los nombres de nuestros servidores de correo. Si no los conocemos tendremos que
preguntarlos al Administrador del servidor.
Nombre de cuenta
Aquí colocaremos nuestro nombre de usuario (en algunos servidores el nombre de usuario es la dirección de
mail completa y en otros solamente lo que está antes de la @).
Contraseña
Si la escribimos aquí y además activamos la opción Recordar contraseña, no tendremos que ingresarla cada
vez que querramos conectarnos.
Finalmente, tendremos que vincular nuestra cuenta de correo con la conexión de Acceso telefónico a redes.
Para ello vamos a Conexión:
Elegimos Conectar mediante la línea telefónica (si utilizamos una conexión dial-up) y, más abajo, la
conexión correspondiente.
Firma automática
Una buena idea para que nuestros mensajes salgan siempre con nuestro nombre es configurar una firma
automática1. Para hacerlo, vamos a Herramientas > Opciones > Firmas Presionamos el botón Nueva.
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Documento: Cómo usar el correo electrónico
Se crea la Firma N°1.
Podemos elegir si queremos definir allí mismo el texto que queremos utilizar como firma o podemos utilizar
algún archivo de texto ya existente en nuestra PC.
Si tildamos Texto podemos escribir en el campo correspondiente lo que queremos que aparezca al final de
nuestros mensajes. Estos datos pueden ser nombre, apellido, url de nuestro sitio web, direcciones de mail,
dirección postal, teléfono, nombre de la empresa, cargo, etc.
Pero no es conveniente extenderse demasiado: con cuatro o cinco líneas es más que suficiente.
Luego tildamos Agregar firmas a todos los mensajes salientes.
Si elegimos poner nuestra firma desde un archivo:
Tildamos Archivo, vamos a Examinar, y elegimos el archivo de texto que queremos que sea nuestra firma.
Si tenemos varias cuentas de correo, podemos configurar varias firmas y elegir cuál queremos utilizar en cada
una.
Seleccionamos cada firma, vamos a Opciones avanzadas y allí elegimos la cuenta correspondiente. Firma
automática Una buena idea para que nuestros mensajes salgan siempre con nuestro nombre es configurar una
firma automática1. Para hacerlo, vamos a Herramientas > Opciones > Firmas Presionamos el botón Nueva.
Se crea la Firma N°1.
Podemos elegir si queremos definir allí mismo el texto que queremos utilizar como firma o podemos utilizar
algún archivo de texto ya existente en nuestra PC.
Si tildamos Texto podemos escribir en el campo correspondiente lo que queremos que aparezca al final de
nuestros mensajes. Estos datos pueden ser nombre, apellido, URL de nuestro sitio Web, direcciones de mail,
dirección postal, teléfono, nombre de la empresa, cargo, etc.
Pero no es conveniente extenderse demasiado: con cuatro o cinco líneas es más que suficiente.
Luego tildamos Agregar firmas a todos los mensajes salientes. Si elegimos poner nuestra firma desde un
archivo: Tildamos Archivo, vamos a Examinar, y elegimos el archivo de texto que queremos que sea nuestra
firma.
Si tenemos varias cuentas de correo, podemos configurar varias firmas y elegir cuál queremos utilizar en cada
una. Seleccionamos cada firma, vamos a Opciones avanzadas y allí elegimos la cuenta correspondiente.
Cada carpeta es un archivo que contiene todos los mails con sus archivos adjuntos.
Si queremos guardarlos en un directorio más accesible, por ejemplo
C:\Mis Documentos\Mails, vamos a Herramientas > Opciones
􀂷 Mantenimiento > Carpeta de almacén y allí elegimos el que queremos.
De esta forma, los mails entrarán en tu backup de datos habitual, porque periódicamente realizás un backup
de tus datos ¿verdad? También podemos arrastrar los mails que queremos guardar a cualquier carpeta.
Tendremos que tener abiertos al mismo tiempo Outlook Express y el Explorador de Windows. Simplemente
arrastramos y soltamos en la carpeta que queremos.
Hay gente que prefiere guardar únicamente los archivos adjuntos o copiar los textos de algunos mensajes que
recibió en su procesador de textos.
Para guardar los adjuntos abrimos el mail junto al cual viene, vamos a Archivo > Guardar datos adjuntos...,
allí elegimos en cuál directorio queremos guardarlo y pulsamos Guardar.
Para copiar el texto de un mail lo seleccionamos, vamos a Edición
􀂷 Copiar. Luego vamos al procesador de textos, creamos un archivo nuevo y pegamos.
􀈗 Finalmente, hay un software excelente, Outlook Express Backup, aunque es comercial, que nos permite
guardar todas las carpetas, mails, archivos adjuntos, reglas de mensaje y favoritos de Internet en un sólo
archivo.
Si tenemos que reinstalar Outlook Express o Windows, luego de hacerlo ejecutamos este archivo y volvemos a
tener todo como antes. En los Enlaces encontrarás una dirección para descargar una demo de 15 días.
¿Por qué no llegan los mails que mando?
Los mensajes de correo electrónico pueden no llegar a destino por distintas causas.
Pero la inmensa mayoría son rechazados debido a que la dirección del destinatario es incorrecta.
Hay gente que envía el mismo mensaje 10 o 15 veces hasta que llama enfurecida a la mesa de ayuda
echándole la culpa al servidor de que sus mensajes no llegan.
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Documento: Cómo usar el correo electrónico
Si recibís un mensaje de rechazo de un mail que mandaste, antes de llegar a esta situación, es conveniente
leerlo para tratar de averiguar cuál es el problema.
Los mensajes de rechazo en general están escritos en inglés por lo que la mayoría de los usuarios hispano
parlantes los ignora e insiste en enviar de nuevo el mail, que, invariablemente, volverá a ser rechazado por la
misma causa.
Cada servidor tiene sus propios mensajes de rechazo pero básicamente podremos encontrarnos con los
siguientes casos (las direcciones son a modo de ejemplo):
.. Servidor inexistente Por ejemplo, el remitente escribió la siguiente dirección:
nombre_de_usuario@hotmail.com.ar, cuando la correcta hubiera sido nombre_de_usuario@hotmail.com
El mensaje de error será:
“A mail message could not be sent because the following host is unknown: hotmail.com.ar”
Esto quiere decir que no se pudo encontrar el servidor de destino.
Está mal escrito el nombre del servidor. No hay ningún servidor denominado hotmail.com.ar.
􀈗 Usuario inexistente
En este caso, el nombre del servidor está bien escrito pero no existe el nombre de usuario (lo que está antes de
la @) en ese servidor. Si alguien enviara un mensaje a nombre_de_usuario@yahoo.com el mensaje de
Yahoo, por ejemplo, diría (en caso de que esta dirección no exista):
“A mail message was not sent due to a protocol error. 554 delivery error: dd This user doesn’t have a yahoo.com account
(nombre_de_usuario@yahoo.com)- mta552.mail.yahoo.com”, en otros servidores podría ser así:
“The following recipients did not receive the attached mail. Reasons are listed with
each recipient: Unknown Recipient”
􀈗 Casilla llena
Muchos servidores de mail gratuitos tienen un límite en el tamaño de las casillas. Si la casilla a la que estás
enviando un mail está llena, éste no entrará.
El mensaje en este caso, para Yahoo por ejemplo, será: “A mail message was not sent due to a
protocol error. 554 delivery error: dd Sorry, your message to nombre_de_usuario@yahoo.es cannot be delivered. This
account is over quota. - mta458.mail.yahoo.com”
􀈗 Tamaño del mail mayor al permitido por el servidor
Algunos servidores gratuitos tienen un límite para el tamaño de los mensajes entrantes. Este puede ser de 1
Mb. Si estamos enviando un mail con un tamaño mayor, éste no entrará. El mensaje de rechazo dirá: “A mail
message was not sent due to a protocol error. 1094833 bytes exceeds server limit of 1000000” o también
“A mail message was not sent due to a protocol error. 554 delivery error: dd Sorry your message to
nombre_de_usuario@yahoo.com.ar cannot be delivered because it is too large. -
mta530.mail.yahoo.com”
􀈗 Cuenta desactivada
Puede suceder que la cuenta haya sido desactivada por distintos motivos. En este caso, el mensaje
dirá: “A mail message was not sent due to a protocol error. 554 delivery error: dd Sorry your message to
nombre_de_usuario@yahoo.com.ar cannot be delivered. This account has been disabled or discontinued [#102]. –
mta497.mail.yahoo.com”
Si el servidor nos está diciendo que la dirección que escribimos está mal, no sirve de nada insistir.
Muy probablemente no tengamos la dirección correcta o hayamos cometido algún error al escribirla.
Podremos insistir una vez más por si el servidor estuvo momentáneamente fuera de servicio o algún otro
problema, pero no mucho más.
En algún caso muy esporádico este error puede deberse a otras causas pero en la inmensa mayoría de los
casos, se trata de errores en la dirección.
Si querés mandar una carta por correo postal a la dirección Av. San Martín 3892 pero en el sobre escribís Av.
San Martín 382 y la carta no llega a destino, no tiene sentido que le eches la culpa al Correo.
Cómo actuar frente a los hoaxes
􀈗 No reenviar nunca estos mensajes. De todos modos casi ninguno merece la pena de ser reenviado.
􀈗 Explicarle a tus amigos cuáles son las consecuencias de reenviar estas cadenas y pedirles que no lo hagan
más (si insisten, mandalos a Rompecadenas).
􀈗 Al reenviar un mensaje, utilizando la opción Reenviar mensaje o Forward del programa de correo, se
incorporan al mensaje todas las direcciones incluidas en los campos Para y CC.
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Documento: Cómo usar el correo electrónico
Para evitar esto, si deseás reenviar a varias personas un mensaje
que recibiste, procedé de la siguiente manera:
􀈗 Seleccioná la parte del mensaje que deseás reenviar, evitando las direcciones.
􀈗 Copiá y pegá en un mensaje nuevo. De esta manera evitás que circulen todas las direcciones de mail que
venían en el mensaje.
􀈗 Utilizá el campo CCO o BCC. Todas las direcciones que incluyas en estos campos no serán vistas por las
personas que reciben el mensaje.
Spam
Se llama spam a la práctica de enviar indiscriminadamente mensajes de correo electrónico no solicitados.
Generalmente, se trata de publicidad de productos, servicios o de páginas Web.
Todos aquellos que tenemos una dirección de correo electrónico recibimos a diario varios mensajes
publicitarios que no solicitamos sobre cosas que no nos interesan.
Habitualmente, después de haber recibido un hoax, comenzamos a recibir publicidad no solicitada.
Nuestra dirección ya ha sido incorporada a las bases de datos de los spammers, luego de haberla obtenido por
medios, no ya ilegales porque no hay legislación sobre el tema en la mayoría de los países, pero sí inmorales.
A comienzos del año 2000 se calculaba que el 30% de los mails (varios cientos de millones por día) que se
enviaban eran no solicitados, o sea, spam. Seguramente hoy son muchos más.
Por lo general, las direcciones son recolectadas por Internet o mensajes de correo o compradas.
Yo mismo recibo cada día dos o tres ofertas de bases de datos con millones de direcciones de email al
increíble precio de u$s 35.
Es intolerable recibir una vez por semana el mismo mensaje sobre la necesidad de filtrar el agua de la ducha.
Tampoco es agradable recibir un mensaje en formato HTML promocionando un nuevo servicio de
distribución de videos, exclusivo para la ciudad de Buenos Aires, cuando yo vivo a miles de km. de distancia.
Esto, además de ofrecer una imagen negativa sobre la empresa que envía el spam, muestra la poca utilidad de
las bases de datos compradas.
Por otro lado los spammers invocan una supuesta ley por la cual el mensaje que están enviando no puede ser
considerado spam si tiene una forma de ser removido.
Esto es una gran mentira. Esa ley no existe.
Otros ponen “Su dirección fue tomada de un sitio público”, pretendiendo justificar el spam.
En realidad lo que quieren decir es: “no vaya a creer que compré
una base de datos de direcciones de mail, solamente encontré su dirección de correo en su página web, junté
unas cuantas de esta manera y les he enviado un correo para ver si están interesados en mis servicios”.
Además, la mayoría de las veces si uno contesta el mail pidiendo ser removido de la lista, lo único que hace
es confirmar que su dirección existe.
Por lo tanto, es conveniente no responder nunca a un mensaje no solicitado.
Lo mejor es aplicar filtros o reglas de mensaje para evitar recibir mensajes de esas direcciones.
Otra opción muy buena, es quejarse al postmaster del que envía el spam, enviando un mail a
postmaster@dominio_del_spammer o abuse@dominio_del_spammer.
Algo queda claro: el spam es perjudicial para todos, hasta para la empresa que lo envía.
Por otro lado, el spam es la publicidad más barata para el anunciante y la más cara para los receptores.
Cada vez que recibís un mensaje no solicitado, le estás pagando al spammer su publicidad.
¿Qué sentirías si varias empresas te llaman todos los días por cobrar para intentar venderte cosas que no te
interesan sin posibilidad de rechazar las llamadas ni cortar la comunicación hasta que terminen de pasarte el
mensaje?
Esto mismo sucede con el spam. Cada año, los usuarios gastan miles de millones de dólares en tiempo de
conexión para descargar mensajes no solicitados.
Algunas personas le dan su dirección solamente a sus amigos y piensan, de esta manera, estar a salvo del
spam. Error! Los amigos son lo peor! Basta con que uno reenvíe una cadena sin ocultar las
direcciones para que tu mail pueda ser incorporado en cualquier momento a las bases de datos de los
spammers.
Por otro lado, uno no está aislado, Internet es una red, y si tu servidor se ve saturado por millones de mensajes
de otros spammers esto también te afectará.
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Documento: Cómo usar el correo electrónico
Si estás por hacer spam, te pido que lo pienses muy bien. Si cada negocio o página Web nos va a enviar
aunque sólo sea un mail, el correo electrónico sería una herramienta absolutamente inservible. Todos somos
responsables de cuidar esta herramienta fabulosa.
Olvidate del spam como forma de promocionar tu negocio, hagamos entre todos una mejor Internet.
Virus Debido a la difusión que está teniendo Internet y a que enviar y recibir mails son acciones bastante
sencillas de realizar, cualquier persona sin conocimientos de informática compra una PC, contrata una
cuenta de correo electrónico y comienza a enviar mails.
Pero al poco tiempo se da cuenta de que necesariamente debe aprender muchas otras cosas si quiere
mantener una correspondencia electrónica satisfactoria.
Uno de los principales problemas con los que se encuentra son los virus informáticos.
No alcanza con tener un antivirus instalado: si no se lo actualiza periódicamente, es prácticamente lo mismo
que no tenerlo. En rigor, debería ser actualizado en forma diaria para que cumpliera realmente la tarea para la
que fue diseñado.
Pero muchísima gente no actualiza sus antivirus con esta frecuencia, ni siquiera en meses o ¡años!
He visto computadoras con antivirus instalados 3 años atrás y que jamás habían sido actualizados. Esto,
prácticamente, puede ser el certificado de defunción de la información guardada en esa computadora.
Por otro lado, si el antivirus no fue actualizado en años, es probable que tampoco se hayan realizado copias de
resguardo de la información. Tuve mi primera experiencia con los virus informáticos hace más de 10 años, a
comienzos de los 90, cuando el Stoned hizo humo mi trabajo de meses.
Por supuesto, tampoco había hecho un backup.
En ese momento, aprendí y decidí algunas cosas:
􀈗 Jamás volvería a pasarme algo similar.
􀈗 De allí en adelante haría un backup periódico de mi información. 􀈗 Lo importante no es la
computadora sino lo que está adentro. Si me roban la computadora, o ésta se daña, de alguna manera, aunque
me cueste, podré comprar otra.
Pero mi trabajo de meses o años es imposible de recuperar.
Una computadora vale unos cuantos cientos de dólares, pero
¿cuánto vale tu trabajo?
Por eso, el comportamiento del usuario es fundamental.
La gran mayoría de los daños producidos por virus se deben al comportamiento del propio usuario.
Con un poco de sentido común y unos sencillos consejos estarás muy bien protegido contra los virus.
Tu comportamiento determinará si te infectás o no. No hay por qué tenerle miedo a los virus. Sólo
hay que tener cuidado y estar informado.
Por supuesto también es imprescindible tener instalado un buen antivirus. Pero si no te ocupás de actualizarlo
no te servirá de nada.
Y lo más importante es tu comportamiento frente a los archivos que dejás entrar en tu computadora: a través
del correo electrónico, de un chat, del ICQ, desde un diskette, o descargado desde Internet, hay que ser muy
precavido a la hora de abrir cualquier archivo.
Algunas recomendaciones:
􀈗 Nunca abras archivos no solicitados. Sé que algunas veces la curiosidad puede más, pero ni la mejor foto
ni el mejor chiste ni la mejor tarjeta de Navidad justifica que dejes entrar un virus en tu computadora.
􀈗 Instalá un buen antivirus y actualízalo permanentemente.
􀈗 Informate sobre nuevos virus en sitios especializados.
􀈗 Si tenés dudas sobre un archivo que recibiste de un conocido, antes de abrirlo escribile preguntándole si
realmente te lo envió él y de qué se trata.
También podés guardar el archivo sin abrirlo en cualquier directorio de tu disco rígido y chequearlo con un
antivirus actualizado.
􀈗 Cada vez que envíes un archivo poné una leyenda tipo «te envío adjunto un archivo sobre tal tema» y
agregá tu nombre para que el destinatario sepa que no se trata de un virus enviado en forma automática desde
una computadora infectada.
􀈗 Asegúrate de que tu archivo salga sin virus.
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􀈗 Hacé un backup de todos tus datos importantes.
􀈗 No reenvíes alertas de virus inexistentes para no confundirlos con los verdaderos.
􀈗 Nunca abras un archivo que te haya enviado un desconocido en un chat o por algún programa de
mensajería.
􀈗 Deshabilitá la Vista previa en Outlook Express para evitar infecciones inmediatas de virus que infectan
con sólo ver el mensaje, como Badtrans o Klez.
Para hacerlo, andá a Ver > Diseño o Distribución (según la versión de OE) y desactivá Usar Panel de vista
previa.
􀈗 Deshabilitá el envío de mensajes en formato HTML. Andá a Herramientas > Opciones > Enviar >
Formato para el envío de correo y allí seleccioná Texto sin formato.
También es conveniente desactivar la opción Responder a mensajes en el formato en que fueron enviados.
􀈗 Instalá los parches correspondientes a tu navegador.
Los parches son correcciones que los fabricantes de software distribuyen para reparar errores o
vulnerabilidades descubiertas en sus programas.
En este caso, es fundamental que instales los parches correspondientes a tu navegador para evitar la acción de
programas que se aprovechan de esas vulnerabilidades.
Está autorizada la distribución gratuita de este libro, por parte de cualquier persona y por cualquier medio,
aunque sin alterar su contenido. Deberán consignarse además los siguientes datos:
Guía de uso del correo electrónico Eugenio Siccardi – Rompecadenas - http://www.rompecadenas.com.ar